קודם כל חשוב להדגיש – לא כל ארגון זקוק למערכת לניהול רכש ותקציב.
לעיתים עודף נהלים ובירוקרטיה עלולים להעמיס על העובדים מה שגורם לחוסר אימוץ של המערכת ולזניחת הנהלים.
אם כך, אז מהם הסימנים לדעת שהגיע הזמן לאמץ תוכנה לניהול רכש ותקציב?
אציין כמה נקודות לא מחייבות שמאותתות שהגיע הזמן לשינוי:
- מחזור כספי שנתי של ארגון – ברגע שהארגון מגלגל בכל שנה כבר סכומי כסף של 5 מיליון ש"ח ומעלה, כנראה שיש לא מעט הוצאות וכדאי שתהיה מערכת רכש שתפקח על כל הסיפור
- בירוקרטיה – אם הדפים/מיילים/פקסים/טלפונים ואישוירם בענייני רכש והתקשרויות עם ספקים מעסיקים את העובדים והמנהלים, כדאי לחשוב על מערכת רכש ממוחשבת שתדע לנקז אליה את כל המידע הזה עם יכולת לאחזר אותו בקלות
- נהלים – החלת נהלי רכש הם לרוב הסיבה לבירוקרטיה שהוזכרה בנקודה הקודמת. הנהלים עוזרים לארגון לעמוד בסטנדרטים ועוזרים למנוע פרצות העלולות לגרום נזקים לארגון. אך לא פעם נהלים אלו נשארים בחוברת הנהלים עליה שקד מבקר הפנים מכיוון שהיישום שלהם מצריך חינוך של הארגון ושינוי דרכי העבודה של העובדים. ברגע שאנו סומכים על רצונם הטוב של העובדים, יש סיכוי טוב שהדברים יתמסמסו. ברגע שיש תוכנה לניהול רכש עם הגדרות ברורות מי מאשר, מתי יש לאשר וכמה הצעות מחיר העובד מחוייב להעלות, הנהלים מקבלים את המשמעות שבגינה הם נכתבו
- עמידה ביעדים תקציביים – ידוע שהתזרים הוא המלך, והדרך לתזרים טוב הוא לחזות את ההוצאות כמה שיותר מראש, וזאת על מנת שלא נופתע כשיגיע תאריך הפרעון. ניהול ידני של האופרציה משלב הבקשה להזמנה ועד לתשלום מסמן לנו שהגיע הזמן ליישם מערכת מידע שתנהל את התהליך על מנת לאפשר עמידה ביעדים התקצביים אותם הגדרנו
אם הנקודות שהוזכרו פה מוכרות לכם, אז הגיע הזמן שתתקדמו לתוכנה לניהול רכש ותקציב על מנת לאפשר לארגון שלכם לצמוח מבלי להתעסק בבירוקרטיה מיותרת.
