במידה וקיבלנו מהספק חשבונית רכש במייל, נוכל לשלוח אותה ישירות למערכת באופן ישיר (במקום באופן ידני להוריד את קובץ החשבונית מהמייל ולהעלות אותו למערכת)
העתקת כתובת המייל
את כתובת המייל הייחודית שלכם אפשר להעתיק מ: סרגל צד-הגדרות מערכת-הגדרות נוספות-מיפוי
פה נלחץ בפעולות על ה@ ברשומת יבוא חשבוניות ונעתיק את המייל לרשימת הכתובות שלנו:
לכתובת זו תוכלו לשלוח את חשבוניות הרכש שלכם
לאחר שליחת החשבונית
לאחר ששלחתם מתיבת המייל האישית שלכם את החשבונית לכתובת המייל לעיל, הקובץ יתקבל במערכת
במידה ורכשתם חבילת פענוח חשבוניות ונותרה יתרה בסריקות אז המערכת תנסה לפענח את החשבונית
במידה והספק של החשבונית כבר קיים במערכת ונתוני החשבונית פוענחו באופן תקין אז החשבונית תופיע ברשימת החשבוניות שלכם
במידה ואין ברשותכם חבילת פענוח או שהחשבונית לא פוענחה אז קובץ החשבונית ימתין ברשימת קבצים ממתינים לטיפול:
מתוך רשימה זו נוכל ליצור חשבונית רכש באמצעות הכפתור "העלאת חשבונית רכש":
לאחר שניצור חשבונית רכש מהקובץ אז הקובץ יוסר באופן אוטומטי מרשימת קבצים ממתינים
העברה אוטומטית
ההמלצה שלנו היא לבקש מהמחשוב של החברה שלכם לפתוח תייבת מייל ייעודית לחשבוניות, לדוגמה [email protected], את כתובת המייל הזו תוכלו לתת לספקים שלכם על מנת שהם ישלחו אליה את החשבוניות. כך לספקים יהיה כתובת פשוטה אליה עליהם לשלוח את החשבוניות ולכם יהיה ריכוז של כל המיילים של החשבוניות שנשלחות אליכם.
הערות להגדרת התיבה:
לעיתים מתקבלות חשבוניות במייל ללא קובץ הPDF של החשבונית עצמה אלא רק לינק עליו יש ללחוץ ורק אז מתקבלת החשבונית. במקרה כזה לא יהיה זכר לחשבונית הזו במערכת מכיוון שאין במייל עצמו קובץ לטיפול.
הדרך להתמודד עם בעיה זו היא באמצעות הגדרת rule בתיבת המייל שלכם כך שבמידה ומתקבל אליה מייל ללא קובץ אז התיבה שלכם משיבה באופן אוטומטי לכתובת ממנה נשלח המייל התראה בו יש ליידע את הספק שיש לצרף את קובץ הPDF עצמו למייל (לא באמצעות קישור אלא ממש הקובץ עצמו כנספח) אחרת החשבונית לא תוכל להקלט למערכת.
לסיכום, ה rule ייראה כך:
מייל נכנס >
אם יש קובץ PDF במייל: העברת המייל למערכת
אם אין קובץ PDF במייל: להשיב לספק שעליו לצרף את הPDF
הערות נוספות
במידה ומתקבל במייל אחת כמה קבצים נפרדים אז המערכת תנסה לפענח כל אחד מהקבצים בנפרד
במידה ומתקבל במייל קובץ אחד עם מספר חשבוניות בתוכו (PDF עם כמה דפים) אז יש לבקש מהספק שיפרק את הקובץ לקבצים נפרדים עבור כל חשבונית
