מערכת לניהול תקציב ורכש,

מהבקשה ועד לתשלום

עם סנכרון מלא למערכת

ה-ERP הקיימת שלכם!

כיוצר בקשת רכש, חשוב שהבקשה שלך תגיע לספק במהירות ותנוהל בצורה יעילה.

Procee מעניקה לך את כל הכלים הנדרשים כדי להשיג זאת, כולל:

שקיפות מלאה במסלול האישור ובסטטוס הבקשה
דרך מהירה ופשוטה לתקשר עם גורמים נוספים שמעורבים בבקשה, כגון מאשרים ומנהלי תקציב
התראות כמו: הבקשה אושרה, הבקשה התקבלה אצל הספק, הבקשה תואמה לחשבונית, ועוד
אפשרות לצרף קבצים רלוונטיים לבקשה
שליחה אוטומטית של הבקשה לאחר סיום תהליך האישור

מסלול האישור הוא אחד המרכיבים הרגישים והחשובים ביותר בתהליך הרכש.
הוא קובע את המסלול שבו הבקשה תעבור כדי להבטיח עמידה בתקנות, דיוק ואחריות.
הגדרה נכונה של מסלול האישור היא קריטית לשמירה על שליטה פיננסית, עמידה במדיניות הארגונית ומניעת הוצאות בלתי מורשות.

Procee מאפשרת לך להגדיר מראש את מסלולי האישור עם הכלים הבאים:

כל כמות של מאשרים – באופן סדרתי, במקביל או שילוב של שניהם
הוספת מאשרים מותנים על בסיס סוג ההוצאה, סכום, ספק ועוד הגדרות רבות
הוספת מאשרים ידנית עבור בקשה ספציפית במקרים מיוחדים
דרישה מהמגיש לצרף מסמכים נוספים (כמו הצעות מחיר מספקים)
דרישה מהמגיש למלא שדות מותאמים אישית עבור סוגי הוצאות, סכומים או ספקים ספציפיים
דוחות SLA על כל מסלולי האישור בתהליך או שהסתיימו
אישור בקשות בקלות דרך המובייל

אחת הבעיות המרכזיות בתהליך הרכש היא כאשר צוות הכספים מקבל חשבוניות ואינו מצליח לזהות מי מהעובדים ביצע את הבקשה.
Procee מאפשרת לזהות ולשייך את החשבונית לבקשת הרכש המתאימה בתוך שניות, ללא מאמץ:

העלאת קובץ חשבונית עם OCR מובנה שמקליד את המידע עבורך באופן אוטומטי
מסלול אישור ייעודי לחשבוניות
אישור חשבונית לתשלום רק לאחר התאמה ואישור של מלוא סכום הבקשה
יצירת בקשות תשלום על בסיס חשבוניות מאושרות ושליחתן למסלול אישור נוסף
זיהוי אוטומטי של חשבוניות שהוזנו מחדש או קבצי חשבוניות כפולים
זיהוי אוטומטי של אי התאמה בין ספק לקובץ שהועלה
הצעה אוטומטית של בקשות רכש שמתאימות לחשבונית
חישוב אוטומטי של תאריך תשלום בהתבסס על תנאי התשלום
התאמת חשבוניות עסקה-מס

גם כאשר תהליך הרכש מוגדר היטב ומנוהל בקפדנות, מנהלים בכירים זקוקים לכלים נוספים לשמירה על שליטה בהוצאות.

Procee מספקת כלים מתקדמים לניהול ושליטה:

מנגנון מתקדם לשליטה בהרשאות לפי משתמש או קבוצת משתמשים, לקביעת מי יכול לצפות באיזה מידע
מנגנון מתקדם לשליטה בהרשאות לפי משתמש או קבוצת משתמשים, לקביעת מי יכול לבצע אילו פעולות
הצגת התקציב הזמין לכל מגיש בקשה לפי סוג ההוצאה
דוחות בזמן אמת למנהלים על ביצועי תקציב ברמת חברה, מחלקה או סניף
אכיפת תקציב – חסימת חריגות תקציב ברמה גלובלית, מחלקתית, למשתמשים מסוימים או לפי סוג הוצאה
בקשת תקציב – משתמשים יכולים להגיש בקשה לתקציב נוסף. הבקשה תעבור מסלול אישור ייעודי, ובאישור סופי תתווסף תקציבית באופן אוטומטי
מגוון יכולות להגדרת מדיניות הוצאות שמאפשרות תהליך רכש מוקפד ומחמיר יותר

בקשה -> אישור -> התאמה לחשבונית הוא מרכז תהליך הרכש, אך ל-Procee יש תכונות נוספות המאפשרות לך לנהל את התהליך בצורה מלאה, כולל:

פורטל ספקים – אפשר לספקים שלך להיכנס למערכת מותאמת ולהזין בעצמם את החשבוניות שלהם ישירות ל-Procee שלך
תיבת מייל לחשבוניות – ספקים יכולים לשלוח את קבצי החשבוניות שלהם למייל ייעודי, והן ייכנסו אוטומטית למסלול האישור באמצעות OCR מתקדם
קליטת ספקים – אפשר לספקים שלך להירשם לארגון שלך ולהגיש בעצמם את כל המידע והמסמכים הנדרשים. הספק יעבור מסלול אישור לפני שיוכל לשמש בבקשת רכש סטנדרטית
בקשה להצעת מחיר – שלח לספקים שלך רשימת פריטים, והם ימלאו את המחירים. לאחר מכן תוכל לצפות בכל ההצעות יחד ולהמיר אחת מהן לבקשת רכש סטנדרטית