אינדקס חשבונאי שבנוי נכון מאפשר הפקת דוחות כספיים משמעותיים עבור המנהלים בקלות וללא צורך בעיבוד ידני
במידה ומפתחות החשבונות ומיונם נבנים באופן אקראי אז הדוחות שנפיק יהיו מסורבלים ויצריכו עבודה ידנית
במידה ומפתחות החשבון ומיונם יבנו על פי כללים מוגדרים מראש נוכל מיד להבין על איזה חשבון מדובר מבלי אפילו לדעת את שמו
להלן הצעה לכללים לבניית אידקס חשבונאי חכם:
חלק א – מפתח חשבון
חשבון יכיל 6 ספרות בארגון ללא סניפים
[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ]
חשבון יכיל 8 ספרות בארגון עם סניפים, במיקום 7-8 יוגדר מספר הסניף (bb)
[ b ] [ b ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ]
חשבונות רווח והפסד: במיקום 1 יוגדרו: 1 – הוצאות, 2 – הכנסות, 3 – גורמי מימון, 4 – הכנסות אחרות
[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ 1,2,3,4 ]
חשבונות מאזניים: במיקום 1 יוגדר: 5 – לקוחות, 6 – ספקים, 7 – מוסדות וכו…
[ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ 5,6,7,8,9 ]
חשבונות הכנסות: במיקום 2-4 יוגדר סוג ההכנסה (xxx)
[ 2 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ ] [ ]
חשבונות הכנסות: במיקום 5 יוגדר תת הכנסה (y)
[ 2 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ y ] [ ]
חשבונות הכנסות: במיקום 6 יוגדר 0 או התאמה לסיווגי הוצאה (z)
[ 2 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ y ] [ z ]
חשבונות הוצאות: במיקום 2-5 יוגדר סוג ההוצאה בהתאמה לסוג ההכנסה לעיל
[ 1 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ ] [ ]
חשבונות הוצאות: במיקום 5 יוגדר תת הוצאה (y) בהתאמה לתת ההכנסה לעיל
[ 1 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ y ] [ ]
חשבונות הוצאות: במיקום 6 יוגדר סיווג הוצאה (z)
[ 1 ] [ x ] [ x ] [ x ] [ y ] [ z ]
חשבונות גורמי מימון: במיקום 2-4 יוגדר סוג גורם המימון (iii) {מיקום 5-6 חסר משמעות}
[ 3 ] [ i ] [ i ] [ i ] [ ] [ ]
יש לפרסם בארגון רשימות המכילות: סניפים, סוגי הכנסה, תתי הכנסה, סיווגי הוצאה וגורמי מימון. דוגמא:
סוגי הכנסה: 100 – פרויקט א, 101 – פרויקט ב וכו…
תתי הכנסה: 1 – יישום, 2 – הדרכה וכו…
סיווגי הוצאה: 1 – שכר, 2 – פעילות, 3 – ציוד, 4 – הסעות, 5 – שכר בחשבונית, 6 – מחשוב, 7 – פרסום וכו…
סניפים: 11 – תל אביב, 12 ירושלים וכו…
גורמי מימון: 001 – רשות החדשנות, 002 – הלוואות מבנקים וכו…
דוגמא לחשבון: 11001312 – הוצאות ציוד בגין יישום פרוייקט א סניף ירושלים
חלק ב – קודי מיון
(קוד מיון משמש כ"כותרת" למספר חשבונות)
מיון יכיל 5 ספרות
[ ] [ ] [ ] [ ] [ ]
במיקום 1 יוגדר סוג חשבונאי: 1 – תוצאתי , 2 – מאזני
[ ] [ ] [ ] [ ] [ 1,2 ]
במיקום 2-3 תוגדר המחלקה (dd)
[ ] [ ] [ d ] [ d ] [ ]
במיקום 4-5 תוגדר תת-מחלקה (ss)
[ s ] [ s ] [ ] [ ] [ ]
יש לפרסם בארגון רשימות המכילות מחלקות ותתי-מחלקות. דוגמא:
מחלקה: 01 – כספים, 02 – מו"פ וכו…
תת-מחלקה: 11 – מחקר א, 12 – מחקר ב וכו…
דוגמה לקוד מיון: 10211 תוצאתי מו"פ מחקר א
דוגמה לקוד מיון: 20010: ספקים
