משתמש במערכת משויך לאדם אחד. לא מומלץ לאפשר לכמה אנשים שונים להכנס עם אותן ההרשאות, וזאת על מנת שנוכל לבצע מעקב תקין אחר הפעולות שבוצעו במערכת. בכל אופן התמיכה מוענקת לאדם שעל שמו מופיע המשתמש. לא ניתן לקבל תמיכה עבור מספר אנשים שונים עם אותו שם משתמש.
במידה ומשתמש במערכת סיים את עבודתו ויש לו מחליף חדש מומלץ לפתוח משתמש חדש במערכת עבור העובד החדש ולבטל את המשתמש הישן. במעמד הביטול ניתן להזין למערכת את המשתמש החדש כך שהוא יוגדר אוטומטית במסלול האישורים במקום המשתמש הישן.
החלפת שם משתמש מיועד עבור מקרה של שינוי שם (נישואין וכו…). שינוי זה גורר שינוי אחורה של ההסטוריה מה שעלול ליצור מצב בו נראה שמשתמש עשה פעולות במערכת למרות שהוא כלל לא עבד בארגון.
ביטול משתמש לא משמיד את המשתמש אלא רק מסיר אותו מרשימת המשתמשים הפעילים. כל הרישום בהסטוריה בגין אותו משתמש לא ישתנה בעקבות הביטול. במידה ונחזיר משתמש מבוטל למערכת הוא יחזור עם ההרשאות שהיו לו בעת הביטול (שכיח במקרים של חזרה מחופשת לידה וכו)
