על מנת לעבור לארכיון חשבוניות דיגיטלי, העקרון המנחה מבחינת רשויות המס הוא שהארגון יוכל לאחזר בקלות את החשבונית באמצעות מערכת ממוחשבת.
כבר היום, כל ארגון יכול לצרף את קובץ החשבונית כנספח לרשומת החשבונית בספרי הארגון (סאפ, פריוריטי, חשבשבת וכו…) וכך בעצם יש לארגון ארכיון דיגיטלי ממוחשב.
כיום, רוב החשבוניות מהספקים מתקבלות כמסמך ממוחשב, אז כפי שנכתב לעיל – הנה"ח פשוט צריכה לצרף את קובץ החשבונית לרשומה בספרים וזהו… הארגון יכול להפסיק לשמור באופן פיזי את החשבוניות שלו.
ומה לגבי חשבוניות ידניות? דבר ראשון יש לסרוק את החשבוניות, אך זה לא מספק את מס הכנסה, הארגון נדרש לחיתום דיגיטלי כפול של החשבונית בחתימה מאושרת (המדינה הסמיכה את פרסונל איידי וקומסיין). לאחר החיתום הכפול יש להעלות את החשבונית לספרים כפי שהוזכר לעיל.
זהו! כך גם אתם יכולים להקים ארכיון דיגיטלי לחשבוניות ספקים מבלי להדרש לחברות צד שלישי.
במה פרוסי יכולה לעזור?
המערכת עוזרת לארגון לנהל את תהליך עיבוד החשבונית החל מהשלב בו הספק מגיש את החשבונית ועד להעברת החשבונית לרישום בספרים.
אלו השלבים בבמערכת:
- קליטת החשבונית לפרוסי (באמצעות מייל ייעודי, פורטל הספקים שלנו או העלאה ידנית)
- חיתום אוטומטי של החשבונית בחתימה מאושרת כפולה עבור חשבוניות ידניות
- פענוח AI של נתוני החשבונית או קבלת נתוני החשבונית אוטומטית באמצעות רשות המיסים ע"פ מספר הקצאה
- שיוך החשבונית להזמנת רכש/סעיף הוצאה
- מסלול אישורים חכם ע"פ חוקיות מוגדרת מראש (אגף/מיון/ספק/סכום וכו..)
- דחיפת החשבונית לספרי הארגון (API או קובץ ממשק)
שאלות ותשובות
האם לפרוסי יש אישור ממס הכנסה לניהול ארכיון דיגיטלי ממוחשב?
לא קיים אישור של מס הכנסה עבור ניהול ארכיון דיגיטלי. מס הכנסה מפרט מהם הכללים לניהול ארכיב דיגיטלי. במידה והארכיב עומד בתקנות – הוא תקין.
האם מערכת פרוסי עומדת בכללים של מס הכנסה לניהול הארכיב?
כמובן
מהם הכללים של מס הכנסה לניהול ארכיב?
- יכולת לאחזר את קובץ המסמך ע"פ סוג המסמך, תאריך המסמך, מספר העוסק של מוציא החשבונית
- אפשרות לייצא את רשמות הקבצים (אקסל וכו)
- גיבוי הארכיון
האם אפשר להפטר לחלוטין מהחשבוניות הידניות שנחתמו דיגיטלית?
לא. מס הכנסה דורש לשמור את החשבוניות הידניות עד להגשת הדוח שנתי ודוח ניכויים לאותה שנת המס
האם אפשר להדפיס חשבונית דיגיטלית ולשמור אותה בארכיב פיזי "כמו פעם"?
לא. החוק אוסר על כך במפורש בהוראה 25(ג2) להוראות ניהול ספרים: "מסמך ממוחשב ששלח או קיבל הנישום, חתום בחתימה אלקטרונית, יישמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום"
מה קורה עם הארכיב במידה והארגון מפסיק לעבוד עם פרוסי?
תמיד ניתן לייצא את כל החשבוניות לאקסל כולל גישה לקבצי החשבונית עצמם
איפה ניתן לקרוא את לשון החוק?
