סעיף 36 להוראות ניהול פנקסי חשבונות (תשל"ג-1973) מתייחס לכללים מפורטים בנספחים ו' (סריקת מסמכים וביעורם) ו-ז' (ניהול ארכיב דיגיטלי), המאפשרים לעסקים להעביר מסמכים פיזיים לארכיון דיגיטלי תוך שמירה על תקנות מס הכנסה, כולל חתימה אלקטרונית, הגנה מפני שיבושים, ותהליכי בדיקה שמבטיחים נאמנות למקור הפיזי.
כללים לניהול ארכיב דיגיטלי
על מנת לאפשר אחזור נאות של מסמכים שנסרקו וחיפוש יעיל בעת ביקורת על מערכת החשבונות של נישומים שיבחרו בדרך של סריקת תיעוד החוץ, נקבעו בהוראות כללים לניהול ארכיב דיגיטלי. כללים אלו מתייחסים ליכולת האחזור של המסמכים על פי מאפיינים שונים – סוג המסמך, תאריך המסמך, מספר העוסק של מוציא החשבונית וכדומה. בנוסף, נקבעו כללים לגבי אפשרויות החיפוש של המסמכים בארכיב הדיגיטלי, אפשרויות יצוא של תוצאות החיפוש לקבצים בתצורה קבועה, לרבות ההעתק הצילומי של המסמך, כדי שאפשר יהיה לקבל את תיעוד החוץ על גבי מדיה מגנטית ולבדוק אותו במשרדי רשות המסים. כמו כן נקבעו הוראות נוספות כגון חובת גיבוי של הקבצים, ורשומות הארכיב וכן שמירה על רצף טכנולוגי במעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת.
מערכת procee עומדת בדרישת החוק ככה שאת כל החשבוניות הדיגיטליות מספקים שהתקבלו במייל ניתן לשמור במערכת ללא שום צורך להדפיסם ולשמור אותם בקלסרים פיזיים.
