הזמנות רכש במערכת יוצרות שיריון שבא לידי ביטוי ביתרת התקציב ובדוחות הכספיים במערכת
שיריון זה הוא מערכתי ולכן הוא לא יופיע במערכת הספרים של הארגון, כך שבעצם המערכת היא המקום שבאמצעותו ניתן להפיק דוח עדכני בנוגע למצב הפיננסי של החברה (במידה וההזמנות לא עוברות למערכת הERP)
לדוגמה, נאמר שיצרנו הזמנה ע"ס 100 ש"ח מסעיף הוצאות משרדיות שלא היתה עליו שום הוצאה
הדוח ייראה כך:
שריון 100
הוצאות 0
לכשתשוייך החשבונית להזמנה הדוח עדיין יהיה זהה מכיוון שהחשבונית עדיין לא נרשמה בספרים
לאחר שהחשבונית תרשם בספרים הדוח ייראה כך:
שריון 0
הוצאות 100
איך עובד המנגנון שמאפס את השיריון מול ההוצאה החדש?
על מנת שלא יהיה רישום כפול (שריון 100, הוצאה 100) המערכת מאפסת את השיריון רק מול החשבונית שנרשמה בספרים
איך המערכת מוצאת את החשבונית בספרי החברה?
בפקודת הייצוא מהמערכת לספרים מתווסף קוד ייחודי. כאשר הסנכרון מוצא את הקוד הזה במנה קבועה בספרים מנגנון האיפוס מופעל. לכן חשוב מאוד לא למחוק את הקוד הזה מהפקודה, בכל אופן, במידה והמערכת מוצאת התאמה מלאה בין תאריך החשבונית, סכום החשבונית, מספר החשבונית והספק אז האיפוס גם יתבצע, אך כמובן שעדיף לעבוד עם הקוד.
