ארגונים רבים צריכים לנהל הוצאות רבות במהלך תקופת התקציב של הארגון או הפרוייקט, על כן, מעקב צמוד אחרי התקציב בצמוד להוצאות בפועל מאפשר למנהל הכספים לעמוד ביעדים התקציביים הנקבעו במהלך הכנת התקציב.
כמובן שלנהל חישוב זה באופן ידני הוא לא ישים, ולכן ארגונים רבים משתמשים במערכת לניהול תקציב, מערכת זו מאפשרת לכלל המשתמשים, מהמזכירה ועד למנכ"ל להיות שותפים בתהליך הרכש באופן פשוט ובצמוד ליעדים התקציביים ולהגיע לסוף תקופת התקציב מאוזנים וללא הפתעות במהלך הדרך.
מערכת לניהול תקציב מאפשרת לקבל תמונת מצב ארגונית עדכנית של כלל הפרוייקטים הקיימים בארגון תוך שימת דגש על הנקודות הבאות:
- קצב ניצול התקציב
- בקרה על תזרים המזומנים ושליטה על חשבונות ההוצאה
- זיהוי בלת"מים מיד עם הופעתם ותכנון מענה מתאים
- הפקת דוח תקציב מול ביצוע
- הצבת יעדים מדידים ובקרתם במהלך חיי התקציב
- מעקב אחרי ריווחיות הפרוייקט
- ניהול סיכונים
כאשר מנהלי הפרוייקט מקבלים מידע עדכני, מרכיב הסיכון בפרוייקט פוחת והסיכוי להצלחת הפרוייקט עולה.
תמרון בין כלל המשימות על גבי פלטפורמה אחת תוך ניצול המשאבים באופן מדוד הוא הלב של מערכת לניהול תקציב.
מערכת ניהול התקציב כוללת בתוכה היבטים נוספים ומאפשרים התנהלות יעילה יותר בכל מה שנוגע לתזרים המזומנים, ימי אשראי לספק, הנה"ח, חשבוניות עסקה ששולמו, והוצאות משוריינות שאמורות לצאת במועד מאוחר יותר. שילוב של כלל הגורמים מאפשרת התנהלות פיננסית מדויקת ומהודקת יותר של הארגון תוך הנגשת מידע תקציבי לכל המשתתפים ולמקבלי ההחלטות.
מערכת ניהול התקציב של חברת CloudERP מאפשרת לכם להיות מעודכנים באופן שוטף בנוגע לכל מחזור החיים של התקציב שלכם תוך שאתם נהנים מהיתרונות הבאים:
- המערכת הופכת למרכז ניהול ידע של כלל הפרוייקט
- כל ההסטוריה של הרכש זמינה לשנים במידת הצורך
- יצירת תקשורת משותפת בפלטפורמה אחת בין כלל העובדים
- חסכון בהוצאות על ידי ייעול העבודה
נחתום בציטוט מוויקפדיה בנוגע לניהול תקציב:
"הניהול התקציבי מתבסס על קביעת סעיפים תקציביים המייצגים מגזר בארגון או פעילות. לעיתים מחולקים הסעיפים לתת סעיפים ואף בחלוקות משנה נוספות, כך שהסעיף ברמה הנמוכה ביותר משקף פעילות לה מעוניין הארגון להקצות משאבים ולעקוב אחרי ניצולם. במקרים רבים, מייצג המבנה התקציבי סוגי הוצאה והכנסה המקבילים לסעיפי דו"ח רווח והפסד.
עבור כל סעיף ייקבע מראש הסכום המוקצה לפעילות המתוכננת. סכום זה עשוי להשתנות בהתאם להתפתחויות במהלך העניינים השוטף, אך קיומו של סכום מתוכנן מראש מאפשר בחינת סך היקף השימושים המתוכנן של הארגון והשפעתם של שינויים על סכום זה ועל סדרי העדיפויות בפעילות הארגון.
במהלך תקופת הפעילות מיוחסות הוצאות והכנסות הארגון לסעיפים תקציביים, לרוב בעזרת מערכת מידע התומכת בתהליכי הרכש והגבייה. ייחוס ההוצאות וההכנסות לסעיפים התקציביים מאפשר קיום מעקב שוטף והפקת דו"חות תקציביים המשקפים את מידת העמידה של הארגון בתוכניותיו.
תוכנות ניהוליות מתקדמות ותוכנות ERP מכילות מודולים מובנים המיועדים לניהול תקציב הארגון.
ארגונים גדולים, תעשייתיים ואחרים זקוקים לתקציב כדי לוודא הלימה בין הוצאותיהם להכנסותיהם, ועמידה במגבלות תזרים המזומנים שלהם."
