שיריון הוצאות

מנגנון שיריון הוצאות במערכת משקף את ההתחייבויות שנרשמו במערכת אך עדיין לא עברו לרישום בספרים. אפשר לדמות את מנגנון השיריון לבלון שמתנפח לכשיוצרים הזמנה/חשבונית רכש ואת הריקון של הבלון לכשהפקודות נרשמות בספרי הארגון.

לדוגמה, נאמר שיצרנו הזמנה ע”ס 100 ש”ח מסעיף הוצאות משרדיות. נניח שבספרי הארגון כבר נרשמו בסעיף זה 20 ש”ח בחובה. אזי, הדוח ייראה כך:

שריון הוצאות 100, הוצאות ספרים 20, סך הוצאות 120

לכשתשוייך החשבונית להזמנה הדוח עדיין יהיה זהה מכיוון שהחשבונית עדיין לא נרשמה בספרים.

לאחר שהחשבונית תרשם בספרים הדוח ייראה כך:

שריון הוצאות 0, הוצאות 120, סך הוצאות 120

איך עובד המנגנון שמאפס את השיריון מול ההוצאה?

על מנת שלא יהיה רישום כפול (שריון 100, הוצאה 120) המערכת מאפסת את השיריון רק מול החשבונית שנרשמה בספרים, אז איך המערכת מוצאת את החשבונית בספרי החברה? בפקודת הייצוא מהמערכת לספרים מתווסף קוד ייחודי. כאשר הסנכרון מוצא את הקוד הזה במנה קבועה בספרים מנגנון האיפוס מופעל. לכן חשוב מאוד לא למחוק את הקוד הזה מהפקודה, בכל אופן, במידה והמערכת מוצאת התאמה מלאה בין תאריך החשבונית, סכום החשבונית, מספר החשבונית והספק אז האיפוס גם יתבצע, אך כמובן שעדיף לעבוד עם הקוד.