ניהול רכש בחברות דורש עבודה רבה, שכן למנהלי הרכש יש הרבה תחומי אחריות, ביניהם: איתור הספקים, פיתוח אסטרטגיה לניהול תקציב ההוצאות, ניתוח ההוצאות בהתאם לקטגוריות וזיהוי מצבים בהם ניתן להפחית מהעלויות.
ניתוח ההוצאות דורש איסוף של כל המידע ומיונו בהתאם לקטגוריות שונות, עיבוד של הנתונים שהתקבלו, הסקת מסקנות במטרה לחסוך בהוצאות בהמשך, עריכת השוואות בין הביצועים של החברה ובין המתחרים שלה וקבלת החלטות בנוגע לשיפור מצבה הפיננסי של החברה.
ניהול רכש בחברות – מורכבות העבודה
החלטות שיש לקבל במסגרת תהליכי ניהול רכש רבות ביותר וכדי לקבל את ההחלטות הללו יש צורך בנתונים מדויקים ואמינים. הנתונים שיש לקבל כוללים בין היתר: מידע על הזמנות הרכש, תחזית הביקוש, הפרטים של הספקים והמלאי. במקרה שהפרטים אינם מדויקים, עלול להיווצר מצב של מלאי עודף או מחסור במלאי. חוסר התאמה בין כמות המלאי הנחוצה לזו הקיימת יפגע בביצועים של החברה ובאיכות של שירות הלקוחות.
ניהול תהליך הרכש צריך להתבצע כמובן באופן מדויק ומסודר, לכן, על החברה להתמקד בשיפור מתמיד של תהליכי הרכש שכוללים: דרישת רכש, קבלת אישורים, עריכת השוואות בין חלופות רכש, קבלת הצעות מחיר מספקים ופעולות נוספות.
יש לאפיין את תהליך הרכש כך שהוא יהיה ברור וקל ליישום ככל אשר ניתן ולהגדיר לכל שלב בתהליך זמנים, תוך כדי הקפדה על לוחות הזמנים שנקבעו.
מפרטים טכניים שאינם מדויקים, תקשורת לקויה, תהליכים מסורבלים, אי הגדרת לוחות זמנים, צורך באישורים רבים מדי וכשלים אחרים יובילו לעיכובים בתהליכי הרכש.
הזכרנו מקודם את נושא המלאי – מדיניות המלאי היא חלק מהותי ביותר בתהליך ניהול רכש בחברות, שכן על ידי ניהול נכון ניתן לחסוך בהוצאות ולהגדיל את הרווחים.
כדי לנהל את המלאי בצורה נכונה יש לאפיין את כל הפרטים בצורה אופטימלית – חלק מהפריטים חייבים להיות זמינים באופן מתמיד, כאשר פריטים אחרים ופחות מרכזיים או פריטים שזמני האספקה שלהם קצרים ביותר יכולים להירכש רק לאחר שמתקבלת הזמנה.
גיבוש המדיניות למלאי יכלול בין היתר: מלאי מקסימום, כמות רצויה למלאי, נקודות הזמנה, מלאי ביטחון, ניתוח ביקושים, חיזוי ביקושים, ניתוח של הנקודות הרגישות, סבבי מלאי ושיפור ההליכים.
מערכת לניהול רכש בחברות – שימוש בטכנולוגיה מתקדמת
באמצעות שימוש בטכנולוגיה מתקדמת, יכולים מנהלי רכש לבצע את העבודה בצורה יעילה וקלה יותר מאשר בעבר. מערכת לניהול רכש בחברות מתקדמת שעורכת סדר בשרשרת האספקה, מאפשרת לחברה לקבל החלטות בזמן אמת ולהתנהל בצורה נכונה.
במידה שאתם מעוניינים לייעל את תהליכי הרכש בחברה שלכם, כדאי לכם להכיר את המערכת שלנו – CloudERP. מדובר במערכת לניהול רכש בחברות הופכת את תהליך הרכש לפשוט, יעיל ונוח ומפחיתה את הסיכון לטעויות. המערכת מסדירה את תהליך הרכש, כך שהוא מתבצע בשלבים מסודרים – משלב בקשת ההזמנה ועד הפקת הדוחו"ת והיא מאפשרת למשתמשים המורשים לבצע מעקב ולדווח על ההוצאות לאורך כל התהליך.
אם אתם מעוניינים לקבל מידע נוסף אודות המערכת שלנו, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר ונשמח לעמוד לשירותכם.
