קליטת חשבוניות ספקים: איך מאשרים חשבונית ספק דיגיטלית מקצה לקצה | Procee

ב-Procee מאשרים חשבונית ספק בצורה דיגיטלית מקצה לקצה בחמישה שלבים: (1) החשבונית נקלטת באחת משלוש דרכים — העלאה או גרירה ידנית, מייל נכנס לכתובת ייעודית, או פורטל ספקים שבו הספק מעלה אותה בעצמו; (2) מנוע OCR מבוסס-AI מפענח אותה אוטומטית לנתונים מובנים ומריץ ולידציה אחרי הסריקה; (3) המערכת סוגרת אותה בסגירה משולשת מול הזמנת הרכש, סעיף התקציב והמשלוח; (4) היא עוברת מסלול אישורים דיגיטלי גמיש שמנותב אוטומטית לפי סל, ספק או סוג מסמך; (5) רק חשבונית מאושרת מגיעה לרשימת “חשבוניות רכש לתשלום” ונרשמת בספרים עם Audit trail מלא. Procee היא מערכת לניהול תקציב, רכש ותשלומים לספקים (P2P) שרצה מעל חשבשבת, Priority ו-SAP ומסנכרנת איתם — כך שכל מחזור החשבונית, מהקליטה ועד התשלום, יושב במקום אחד.

שאלות נפוצות על קליטת ואישור חשבוניות ספקים

איך מאשרים חשבונית ספק בצורה דיגיטלית? מאשרים חשבונית ספק דיגיטלית דרך מסלול אישורים: לאחר הקליטה והפענוח החשבונית נכנסת למסלול אישורים גמיש הבנוי משלבים, מאשרים ותנאים, והאישור עצמו זמין במייל, במובייל ובפורטל כדי שאפשר יהיה לאשר מכל מקום. רק אחרי שהמסלול הסתיים — וכל שיוכי החשבונית אושרו — החשבונית נחשבת מאושרת ומגיעה לרשימת התשלום.

מהן שלוש הדרכים לקלוט חשבונית ספק ב-Procee? שלוש הדרכים הן: העלאה ידנית של קובץ PDF או תמונה (כולל גרירת הקובץ למערכת), שליחת החשבונית במייל לכתובת נכנסת ייעודית, והעלאה דרך פורטל הספקים שבו הספק מעלה את החשבונית בעצמו. אפשר גם להעלות תיקייה שלמה או כמה קבצים בבת אחת, וכל קובץ נכנס לתור פענוח ובדיקה.

האם Procee מפענחת חשבוניות אוטומטית (OCR)? כן. אחרי הקליטה מופעל OCR מבוסס-AI שמפענח את החשבונית לנתונים מובנים; המנוע נבחר אוטומטית — OpenAI כברירת מחדל, וגם Claude ו-Gemini נתמכים — ולאחר הסריקה המערכת מריצה ולידציה אוטומטית מול נתוני החשבונית. בנוסף, נתוני החשבונית נמשכים אוטומטית מרשות המיסים (שע”ם) לפי מספר ההקצאה שזוהה, והמערכת מאמתת את ההתאמה.

מה נבדק לפני שחשבונית מאושרת (סגירה משולשת)? בסגירה משולשת (3-Way Match) החשבונית מוצלבת מול שלושה מסמכים — הזמנת הרכש, קליטת האספקה (תעודת המשלוח) וסעיף התקציב — ומוודאים שמשלמים רק על מה שהוזמן, גם התקבל בפועל וגם חויב. אי-התאמה בכמות או במחיר נעצרת לבדיקה לפני שהחשבונית ממשיכה לאישור.

למה חשבונית שלא אושרה אינה מופיעה ברשימת “לתשלום”, ומה עושים כשהמאשר בחופש? חשבונית שעדיין נמצאת במסלול אישורים מופיעה ב”כל החשבוניות” אך לא ברשימת “חשבוניות רכש לתשלום” — לא נכון לשלם חשבונית שטרם אושרה. כשהמאשר אינו זמין (למשל בחופשה), אפשר להגדיר לו מראש משתמש מחליף שיקבל את האישורים במקומו, ושלב שכל מאשריו בחופשה מדולג אוטומטית; בנוסף קיימת על החשבונית פעולת “סיים מסלול אישורים” שמשלימה בכפייה את המסלול כדי שהחשבונית תגיע לרשימת התשלום.

איך Procee מונעת תשלום כפול על אותה חשבונית? Procee מזהה חשבוניות כפולות לפי המספר החיצוני של הספק, כך שאותה חשבונית שהועלתה פעמיים נתפסת לפני שהיא יוצאת להנהלת חשבונות. בשלב השיוך המערכת גם חוסמת שיוך של חשבונית להזמנה כשהספק אינו תואם או כשהסכום חורג מהסבילות, כך שתשלום-ביתר נעצר מראש.

איך קולטים חשבונית ספק — שלוש דרכים

Procee קולטת חשבונית ספק בשלוש דרכים, כדי שלכל ארגון וכל ספק תהיה דרך נוחה לשלוח מסמכים:

• העלאה או גרירה ידנית — העלאת קובץ PDF או תמונה, כולל גרירת הקובץ ישירות למערכת.
• מייל נכנס — שליחת החשבונית לכתובת מייל ייעודית, והיא נקלטת אוטומטית (שליחת חשבוניות רכש במייל למערכת).
• פורטל ספקים — ממשק שירות-עצמי שבו הספק מעלה את החשבונית בעצמו, מזין תעודות משלוח, משייך להזמנת רכש וצופה בסטטוס, בלי תלות במיילים בין-אישיים (העלאת חשבונית רכש לפורטל ספקים).

אפשר גם להעלות תיקייה שלמה או כמה קבצים בבת אחת, וכל קובץ נכנס לתור הפענוח והבדיקה בנפרד. בכל שלוש הדרכים החשבונית נכנסת לאותה תחנת פענוח, כך שהטיפול אחיד ללא תלות בערוץ הקליטה.

פענוח AI (OCR): מהחשבונית לנתונים מובנים

אחרי הקליטה כל חשבונית עוברת תחנת פענוח — שכבת AI/OCR שהופכת את המסמך הסרוק לנתונים מובנים (ספק, מספר חשבונית, סכומים, מע”מ ומטבע), ועל גביה חוקיות ארגונית. המנוע נבחר אוטומטית: OpenAI היא ברירת המחדל, ולצידה נתמכים גם Claude ו-Gemini. לאחר הסריקה המערכת מריצה ולידציה אוטומטית מול נתוני החשבונית, ונתוני המסמך נמשכים אוטומטית מרשות המיסים (שע”ם) לפי מספר ההקצאה שזוהה — כך שהקלדה ידנית מצטמצמת והנתונים מאומתים מול המקור הרשמי. זהו הבסיס לאוטומציה של עיבוד חשבוניות רכש.

Procee מבחינה גם בין סוגי החשבונית — חשבונית עסקה, חשבונית מס, חשבונית רגילה וחשבונית זיכוי — ושומרת על היחס ביניהם (למשל חשבונית מס המשויכת לחשבונית עסקה), כך שהרישום החשבונאי נשאר נכון.

סגירה משולשת: מה נבדק לפני אישור

לפני שחשבונית מאושרת לתשלום היא נסגרת בסגירה משולשת (3-Way Match) — התאמה בין שלושה מסמכים: הזמנת הרכש (PO), האספקה שנקלטה (תעודת משלוח) והחשבונית עצמה. העיקרון פשוט: משלמים רק על מה שהוזמן, וגם התקבל בפועל, וגם חויב. כשהשלושה תואמים בפריטים, בכמויות ובמחירים — החשבונית נסגרת ומאושרת לתשלום; אי-התאמה נעצרת לבדיקה.

הסגירה היא גם מול סעיף התקציב: החשבונית משויכת ברמת הקצאה מול ההזמנה והסעיף התקציבי, כך שההוצאה נרשמת במקום הנכון ולא חורגת. זהו מנגנון הליבה שמונע תשלום ביתר, תשלום כפול ותשלום על אספקה שלא הגיעה.

אישור דיגיטלי: מסלול אישורים גמיש

ב-Procee חשבונית ספק מאושרת דרך מסלול אישורים גמיש הבנוי משלבים (Steps) מסודרים, ולכל שלב מאשרים ותנאים שקובעים מתי הוא חל. המסלול יכול להיות ליניארי או מותנה, והאישור עצמו נגיש במייל, במובייל ובפורטל — כך שהמאשרים יכולים להגיב מכל מקום (אישור לחשבוניות רכש).

המסלול מנותב אוטומטית לפי חתך ההקצאה, הסל, הספק או סוג המסמך, כך שכל חשבונית מגיעה למאשרים הנכונים לה בלי ניתוב ידני. למצבי היעדרות יש מחליפים: משתמש מגדיר תקופת חופשה עם משתמש מחליף שיקבל את האישורים במקומו, ושלב שכל מאשריו אינם זמינים מדולג אוטומטית כדי שמסמכים לא ייתקעו; מאשר יכול גם להשהות (Snooze) פריט עד תאריך עתידי. כשמאשר אינו זמין כלל, פעולת “סיים מסלול אישורים” על החשבונית משלימה את המסלול בכפייה.

חשבונית נחשבת “אושרה” רק כאשר המסלול הסתיים וגם כל שיוכיה אושרו — כל עוד יש שיוך שלא אושר היא נותרת “ממתינה לאישור”.

מניעת תשלום כפול וחשבוניות כפולות

Procee מזהה חשבוניות כפולות לפי המספר החיצוני של הספק, כך שאותה חשבונית שהועלתה פעמיים נתפסת לפני שהיא יוצאת להנהלת חשבונות (מניעת כפילויות בחשבוניות רכש). בשלב השיוך המערכת גם חוסמת שיוך חשבונית להזמנה כשהספק של ההזמנה שונה מספק החשבונית, או כשהיתרה הלא-משויכת חורגת מעבר לסבילות — כך שתשלום-ביתר נעצר עוד לפני האישור. שער נוסף: רק חשבונית שאושרה במסלול מגיעה לרשימת “חשבוניות רכש לתשלום”, כך שחשבונית לא-מאושרת לעולם אינה משולמת בטעות.

ארכיב דיגיטלי וייצוא להנהלת חשבונות

כל חשבונית נשמרת בארכיב דיגיטלי תואם רשויות מס, עם Audit trail מלא וצ’אט פנימי על המסמך — כך שתמיד אפשר לעקוב מי עשה מה ומתי (ארכיון דיגיטלי לחשבוניות ספקים). לצורך רישום בספרים, חשבוניות מקובצות לאצוות ומיוצאות להנהלת חשבונות — חשבשבת, Priority או SAP — בפורמטים המתאימים (ייצוא חשבוניות רכש לחשבשבת). מכיוון ש-Procee רצה מעל ה-ERP ומסונכרנת איתו, החשבונית שנקלטה, פוענחה ואושרה במערכת ממשיכה ישירות לרישום החשבונאי בלי הקלדה חוזרת.

מהחשבונית ועד התשלום — בעמוד אחד

כל מחזור החשבונית — קליטה בשלוש דרכים, פענוח AI, סגירה משולשת, מסלול אישורים דיגיטלי, מניעת כפילויות וארכיב תואם רשויות — רץ ב-Procee במקום אחד, בשקיפות מלאה לכל הארגון. רוצים לראות איך נראה מחזור חשבונית ספק דיגיטלי ב-Procee? דברו איתנו לתיאום הדגמה.