תוכנה לניהול רכש — מעגל P2P מלא ובקרת תקציב חוסמת | Procee

תוכנה לניהול רכש היא מערכת שמנהלת את כל מעגל הרכש הארגוני מקצה לקצה: מבקשת רכש, דרך הזמנת רכש רב-שלבית עם מסלולי אישור ובקרה תקציבית, ועד סגירה משולשת מול קבלה וחשבונית ותשלום לספק. ב-Procee התהליך הזה — Procure-to-Pay מלא — רץ בתוך מערכת אחת, כך שהבקשה, ההזמנה, החשבונית והתשלום יושבים על אותה פלטפורמה ולא מתפזרים בין כלים ומיילים.

הבידול המרכזי הוא בקרה תקציבית בזמן אמת: כשמשתמש מנסה לפתוח או לערוך הזמנת רכש שחורגת מיתרת הסל, המערכת בודקת זאת בצד השרת וחוסמת את ההזמנה עוד לפני שנוצרה — ומחזירה את רשימת הסעיפים החורגים, כך שהחריגה נמנעת מראש ולא מתגלה בדיעבד. בקצה השני של המעגל פועלת סגירה משולשת (3-Way Match) שמצליבה הזמנה↔קבלה↔חשבונית ומוודאת שמשלמים רק על מה שהוזמן וגם נקלט בפועל וגם חויב.

ובניגוד לתוכנות רכש בינלאומיות גנריות, Procee בנויה לישראל: קליטת חשבונית מס, אימות מול שע”ם, סנכרון לחשבשבת, ייצוא תשלומים במס”ב, וטיפול בעוסק מורשה/עוסק פטור — כל אלו נכונים כברירת מחדל.

קראו גם: כיצד טכנולוגיה יכולה לעזור בניהול רכש · 9 שלבים בתהליך הרכש עם Procee · מערכת לניהול תקציב ורכש · חיבור מערכת רכש ל-ERP קיים

קראו בהרחבה על תוכנה לניהול רכש

כיצד מתבצע תהליך הרכישה באמצעות תוכנת CloudERP לניהול רכש?

תהליך ניהול רכש שמתבצע באמצעות המערכת הינו פשוט ביותר: בשלב הראשון, נשלחת בקשת הזמנה מדפדפן או סמארטפון, הבקשה נשלחת למסלולי אישורים, כאשר ניתן לנתב את הבקשה למחלקה המתאימה. בצורה זו ניתן לשמור על הסדר ולייצר שקיפות בקרב המשתמשים.

השלב הבא הוא שלב הרכישה, במהלך שלב זה נשלחת הזמנת הרכש לספק. את שליחת ההזמנה אפשר לבצע גם באופן אוטומטי.

בהמשך, מתקבל המוצר או השירות.

השלב הבא הוא שלב התשלום, במהלכו נסגרת החשבונית של הספק מול הזמנת הרכישה ונשלחת חשבונית למסלול אישורים, בצורה זו נשמרות כל החשבוניות באותו מקום.

בשלב האחרון מופקים דוחות תקציב בהתאם למחלקות של המשתמשים.

מערכת ניהול רכש מתקדמת – לייעול ושיפור העבודה ולמניעת חריגות מהתקציב

באמצעות שימוש במערכת ניהול התקציב והרכש המתקדמת, יכולות החברות לשמור על שקיפות וסדר, כאשר כל העובדים יכולים לעבוד ביחד וכל עובד מבצע את תפקידו בשרשרת המשימות.

באמצעות המערכת ניתן לנהל תקציב רב שנתי וחד שנתי ואף מספר חברות באותו הזמן, אפשר להגדיל או להקטין את התקציב, לגרור תקציב, לנהל מטבעות שונים, להוציא דוחות, לחסום חריגות מהתקציב, לנהל סבבי אישורים ולבצע פעולות נוספות בקלות ויעילות.

מעוניינים להצטרף למעגל הלקוחות המרוצים שעובדים עם התוכנה שלנו?

שימוש במערכת ניהול הרכש המתקדמת של החברה שלנו – CloudERP, מסייע לארגונים שונים לנהל את תהליך הרכישה בצורה חכמה ומסודרת.

חווית המשתמש הפשוטה גורמת לעבודה להיות מהנה ומסייעת לעסק לעבוד בצורה יעילה, למנוע טעויות ולמנוע חריגה מהתקציב.

במידה שאתם מעוניינים לעבוד עם המערכת המתקדמת, אתם מוזמנים להירשם למסלול שמתאים לכם. במידה שאתם מעוניינים להתנסות בעבודה ולקבל החלטה מאוחר יותר, תוכלו לקבל מאיתנו חודש ניסיון ללא דמי הקמה וללא התחייבות.

אם יש לכם שאלות בנוגע למערכת ואופן ההתנהלות, אתם מוזמנים לפנות אלינו באמצעות הטלפון או המייל. כמו כן, אתם מוזמנים למלא את הפרטים שלכם בטופס ההתקשרות ונציגינו יחזרו אליכם בהקדם.

בואו והצטרפו גם אתם למעגל הלקוחות המרוצים שלנו’ שנהנים לעבוד עם המערכת המתקדמת.

שאלות ותשובות — תוכנה לניהול רכש

מה ההבדל בין תוכנה לניהול רכש ייעודית למודול רכש שקיים ב-ERP? תוכנה לניהול רכש כמו Procee מנהלת את מעגל ה-P2P המלא — בקשת רכש, הזמנת רכש רב-שלבית, סגירה משולשת, חשבונית ותשלום — ולא רק את הפקת ההזמנה. Procee אינה מחליפה את ה-ERP אלא יושבת מעליו ומסנכרנת אליו (חשבשבת, Priority, SAP ואחרים), כך שהבקרה התקציבית והאישורים רצים בזמן אמת מעל מקור האמת החשבונאי.

האם תוכנת הרכש חוסמת חריגה מהתקציב? כן. יצירה או עריכה של הזמנת רכש נבדקת מול יתרת הסל בצד השרת, וכאשר ההזמנה חורגת מהיתרה הזמינה היא נחסמת לפני שהיא נוצרת — עם רשימת הסעיפים החורגים. כך החריגה נמנעת מראש ולא מתגלה בדיעבד.

מה זה סגירה משולשת (3-Way Match) ולמה זה חשוב? סגירה משולשת היא ההתאמה בין שלושה מסמכים — הזמנת רכש (PO), אספקה (GR) וחשבונית (INV). כשהשלושה תואמים בפריטים, בכמויות ובמחירים, החשבונית נסגרת ומאושרת לתשלום; אי-התאמה נעצרת לבדיקה. זהו המנגנון שמונע תשלום ביתר, תשלום כפול ותשלום על אספקה שלא הגיעה.

האם התוכנה מתאימה לישראל ומתחברת לחשבשבת? כן. Procee קולטת ומאמתת חשבונית מס מול שע”ם, מסנכרנת ספקים וחשבוניות לחשבשבת (וגם Priority/SAP), מייצאת תשלומים בפורמט מס”ב, ומטפלת בסיווג עוסק מורשה / עוסק פטור — יכולות שתוכנות רכש בינלאומיות גנריות אינן מספקות בשוק הישראלי.

אילו מסמכים ובקשות עוברים מסלול אישור? מסלולי האישור ב-Procee גמישים (שלבים, מאשרים ותנאים) וחלים על הזמנות רכש, חשבוניות, שיוכי חשבונית-הזמנה, בקשות רכש, בקשות העברת/עדכון תקציב וספקים חדשים — עם ניתוב לפי סל, ספק או סוג מסמך.