כיצד להימנע מטעויות נפוצות בתשלומי ספקים

תשלומים שגויים לספקים הם הטעות שכל הנהלת חשבונות מנסה להימנע ממנה. לדוגמה, על פי סקר שנערך, כ-11% מהחשבוניות כוללות טעויות העלולות להוביל לתשלומים מיותרים או כפולים. לרוב, תשלומים כאלה נובעים מרישום לא נכון של חשבוניות הספק בספרי הארגון. סיבות לרישום שגוי יכולות לכלול בלבול בין עסקה למס, מעבר בין שנים, עותק נוסף של אותה חשבונית ועוד.

כדי להימנע מטעויות כאלה, רבים מהארגונים משתמשים במערכת לניהול חשבוניות רכש. מערכת Procee מציעה מגוון כלים המיועדים להבטיח כי תהליך קליטת החשבוניות יתבצע בקלות ובדיוק מרבי. מערכת ייעודית זו מאפשרת טיפול בכל מחזור החיים של החשבונית מכל היבט, ומונעת טעויות שנעשות ברישום ידני של המסמך בספרי הארגון.

כיצד מערכת Procee מייעלת את תהליך קליטת החשבונית? להלן הנקודות המרכזיות:

סגירת חשבונית מול הזמנה

זהו כנראה הסעיף החשוב ביותר. כל חשבונית סוגרת הזמנת רכש. גם אם תגיע חשבונית כפולה מהספק, היא תישאר תלויה כי לא תהיה הזמנה כנגדה.

אסמכתא כפולה

חסימת העלאת אותו מספר חשבונית באותה שנת מס.

מסלול אישורים

ניתן להגדיר מסלול עבור כל חשבונית בהתאם למדיניות הארגון, מה שמפחית את הסיכון לטעויות ומבטיח תאימות למדיניות החברה. בנוסף, כך יש עוד עיניים שמוודאות את נתוני החשבונית לפני רישומה בספרים.

התראה בגין קובץ זהה

לכל קובץ ממוחשב יש חתימה דיגיטלית ייחודית (ללא קשר לחיתום דיגיטלי של החשבונית). אם המערכת מזהה שהקובץ כבר הועלה, מתקבלת התראה.

התראה בגין מספר חשבונית דומה

אם מתקבלת חשבונית מספר 2345 וכבר קיימת חשבונית 12345, תופיע התראה שהמספר הקיים מכיל את המספר החדש.

פענוח אוטומטי

המערכת שלנו משתמשת בבינה מלאכותית (AI) לפענוח אוטומטי של חשבוניות, דבר שמפחית משמעותית טעויות ידניות, ובכך מונעת טעויות הקלדה.

הגדרת סוג חשבונית

ניתן לבחור את סוג החשבונית—רגילה, עסקה או מס אחרי עסקה. אם מעלים עסקה, היא ממתינה לסגירה מול מס לאחר עסקה, וכך נמנעות כפילויות.

הגדרת סוג חשבונית לספק

ניתן להגדיר לכל ספק מהם סוגי החשבוניות הזמינות עבורו: מס בלבד או עסקה + מס אחרי עסקה, ובכך נמנעת אפשרות שהחשבונית תועלה פעם כעסקה ופעם כמס.

פורטל ספקים

מאפשר לספקים להתחבר לאזור האישי שלהם במערכת, לדוגמה, ספקים יכולים לבדוק את הסטטוס של הזמנות הרכש שלהם בזמן אמת ובכך למנוע אי הבנות או טעויות פוטנציאליות ולבצע את כל הפעולות הרלוונטיות—העלאת חשבונית, בדיקת סטטוס ועוד. שקיפות התהליך מול הספק מונעת שליחת חשבוניות כפולות ויוצרת תקשורת יעילה יותר.

מייל ייעודי לשליחת חשבוניות – כתובת אחת לכל החשבוניות

כתובת מייל ייעודית עבור חשבוניות הרכש, כך שכל מסמך שנשלח אליה מפוענח והופך למסמך חשבונית במערכת. זה מסייע למנוע "חשבוניות מטיילות" בארגון ומרכז את הכל בכתובת אחת.