ניתן לחשוב על תשעת השלבים העיקריים של תהליך הרכש בשלושה שלבים נפרדים: שלב הגישוש, שלב הרכישה ושלב הקבלה.
שלב הגישוש: שלב זה מכסה את השלבים הראשוניים שבהם העסק מזהה את הצרכים שלו, יוצר דרישת רכש ומעריך ספקים. גם לאחר השלמת שלבי המקור הראשוניים, מומלץ לבנות קשרים חזקים עם ספקים לטווח ארוך, מה שמאפשר להם ללמוד על צרכי הארגון שלך ולשפר מוצרים ותהליכים ובסופו של דבר לפתח אמון בארגון שלך.
שלב הרכישה: שלב זה כולל ניהול משא ומתן על תנאי הרכישה, יצירת הזמנות ובדיקת הסחורות והשירותים.
שלב התשלום: הנה"ח מבצעים התאמה משולשת בכדי להבטיח את השיוך בין ההזמנה, החשבונית ותעודת המשלוח. לאחר מכן ניתן לאשר את החשבונית ולהסדיר את התשלום. יש לשמור ולשמור בקפידה רישום של כל החשבוניות, ההזמנות והתשלומים על פי חוק.
מחזור חיי רכש
ארגונים בדרך כלל חושבים על שלבים בתהליך הרכש כעל מחזור חיים. נקודת מבט זו נותנת תזכורת לכך שכל המשימות והשלבים בתהליך הרכש חופפים ונשענים זה על זה תוך תהליך מתמשך. מחזור חיי רכש מחושב בקפידה מאפשר אינטגרציה בין התהליך לעסק בכללותו, כולל הצורך להצמד לכללים ולנהלים הקיימים של הארגון בתחומים כמו תקציב. התהליך אינו תמיד ליניארי, ולעיתים יש צורך לבצע התאמות כדי לתת מענה לשרשרת אספקה דיגיטלית דינאמית עם ספקים מתחלפים, זמינות ועלויות.
