השלבים ברכש ארגוני

ברשימה זו נפרט את השלבים האפשריים בתהליך הרכש הארגוני, כמובן שבפועל בכל ארגון מיושמים השלבים הרלוונטיים לאותו ארגון, בהתאם לצרכים בכל מקום.

צורך ברכש

הצורך ברכש מגיע מהעובדים עצמם או ממערכות היודעות לזהות חוסרים וליצור בקשות רכש (MRP). במידת הצורך, המערכת שלנו יודעת לזהות בקשות אלו במערכת הERP הקיימת ולסנכרן אותן על מנת שאלו יעברו את מסלול האישורים הנדרש

בקשת רכש (PR – Purchase Request)

זהו השלב בו מתחיל תהליך הרכש עצמו – הזנה של הפריטים הנדרשים (לאו דווקא עם מחירים) אל תוך טופס בקשת רכש

מסלול אישורים (Workflow)

הבקשה מנותבת למסלול אישורים רלוונטי על פי מדיניות הארגון

בקשה להצעות מחיר (RFP – Request For Proposal)

לאחר שיש בקשת רכש מסודרת ומאושרת, ניתן לספק לדורש הרכש את הפריטים הנדרשים מהמחסן הארגוני, או לחילופין, לשלוח לספקים רלוונטים את הפריטים הנדרשים על מנת שהספקים יזינו הצעת מחיר עבור כל אחד מהפריטים

הזמנת רכש (PO – Purchase Order)

במידה ואנו כבר יודעים מי הספק, מהם הפריטים הנדרשים ומה המחירים שלהם (באמצעות קטלוג פריטים או RFP), ההזמנה נרשמת בגין ספק מסויים עם פריטים מתומחרים וסעיפים תקציביים

מסלול אישורים (Workflow)

ההזמנה מנותבת למסלול הרלוונטי על פי מדיניות הארגון, לעיתים מדיניות הארגון תדרוש מילוי טפסים והעלאת קבצים רלוונטיים

שליחת הזמנת רכש

זהו השלב בו ההזמנה יוצאת אל העולם – הספק מקבל את הזמנת הרכש

ביצוע

הספק מספק את הטובין או את השירות הנדרש

חשבונית רכש (Purchase Invoice)

הספק שולח את החשבונית (מס או עסקה) שלו על מנת לקבל תשלום (במייל, בדואר, ידנית או דרך פורטל ייעודי)

שיוך חשבונאי (Account Matching)

שיוך החשבונית לסעיפי הזמנת הרכש בגינם היא הופקה – סגירה חשבונאית

תעודת משלוח (Packing Slip)

הספק מספק את תעודת המשלוח (רלוונטי רק לפריטים פיזיים)