תהליך רכש תקין הכרחי לקיומו של הארגון, מאחר וללא רכש, הארגון לא יוכל להמשיך לתפקד. כמו כן, יש להבין כי תהליך רכש מקצועי ואיכותי יכול לחסוך לארגון לא מעט כסף, זמן ומשאבים, דבר שללא ספק יתבטא בשורת הרווח שלו. לכן ישנה חשיבות מכרעת לאיכות העבודה של מחלקת הרכש ולהקפדה על תהליך תקין ומקצועי.
מחלקת הרכש אחראית על התקשורת עם הספקים השונים, היא מנהלת את הצעות המחיר המתקבלות ובוחרת את ההצעה המשתלמת ביותר לצרכי הארגון.
אנו בחברת CloudERP נשמח לסייע לכם לייעל את תהליך הרכש, באמצעות מערכת משוכללת ויעילה. המערכת שלנו מספקת את כל המידע וכל הנתונים הדרושים, על מנת לקבל את ההחלטה הפיננסית הנבונה ביותר בכל רגע נתון.
תהליך רכש תקין – כיצד לעשות זאת נכון?
קודם כל, חשוב להבין כי תהליך רכש תקין מתחיל בניהול תקציב הרכש התקופתי. יש צורך לתכנן את התקציב השנתי של הארגון, על מנת להימנע מבעיות בתזרים המזומנים.
באמצעות תכנון התקציב השנתי, הרבעוני והחודשי, ניתן לנצל בצורה האופטימלית ביותר את כל המשאבים של הארגון וליהנות מקבלת החלטות פיננסיות נבונות יותר. זוהי הדרך היחידה להבין כמה הארגון שלכם אמור להוציא בזמן הקרוב, ובהתאם לכך ניתן להבין את המצב הכלכלי שלו, ביחס להכנסות השוטפות. לכן חשוב תמיד להיות עם היד על הדופק, מאחר וללא הבנה מדויקת של המצב, לא ניתן לקבל החלטות מושכלות או להמשיך ולפתח את הארגון.
הדרך היעילה ביותר לנהל את תהליך הרכש, היא באמצעות שימוש בתוכנת ניהול רכש, שתאפשר להגיע לכל הנתונים הרלוונטיים בכל רגע נתון.
תהליך רכש תקין – נקודות חיוניות ששווה להכיר
חשוב להבין כי תהליך רכש תקין כולל שימוש במערכת ייעודית לצורך ניהול רכש. אם בעבר כל העבודה נעשתה בצורה ידנית, הרי שהיום ניתן למצוא ברוב הארגונים מערכת ERP שנועדו להקל על העבודה ולהפוך אותה ליעילה ופשוטה יותר. מערכת מסוג זה מסוגלת להקים הזמנות רכש מתוך הצעות המחיר שהתקבלו, לשלוח הצעת מחיר לספקים הנבחרים, להפוך כל דרישת רכש להזמנת רכש וכדומה.
יש להבין כי תהליך רכש תקין ומקצועי כולל קודם כל הקמת דרישת רכש במערכת, על ידי בעל תפקיד הזקוק לשירות או למוצר מסוים, לצורך ביצוע תפקידו. לאחר מכן, יש צורך לבחון האם ישנו תקציב לדרישה, במידה וכן יש לבחור את הספק המתאים למשימה.
בדרך כלל, נהוג לבקש הצעת מחיר ממספר ספקים שונים, על מנת לבחור את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון. בשלב זה, דרישת הרכש מומרת להזמנת רכש, הכוללת הגדרת הפריטים והכמויות הנדרשים. לאחר מכן, ההזמנה מגיעה למחסני החברה והנהלת החשבונות אמורה להוציא חשבונית מס לספק. קראו בהרחבה על קליטת חשבוניות של ספקים!
אנו בחברת CloudERP נשמח לסייע לכם לנהל תהליך רכש תקין ומקצועי, באמצעות הטכנולוגיה המתקדמת והמשוכללת ביותר. לקבלת מידע נוסף, צרו קשר!
