כל ארגון, חברה או עסק, בכל גודל, אשר עוסקים במכירת מוצרים, יצירתם או הרכבתם, הינם עסקים בהם ניהול הרכש והמלאי נמצאים במקום מרכזי, על כן, נדרשים עסקים אלו לקיים תהליכי ניהול רכש ומלאי בצורה מקצועית ובהתאם לאסטרטגיה חכמה.
ניהול מלאי ורכש בארגונים
ככל שעולמינו התעשייתי נעשה אוטומטי יותר, מצטמצם כוח האדם בפעילות התעשייתית ותהליכי הרכש מקבלים מקום משמעותי בפעילותם של העסקים. העלייה בחשיבות של ניהול רכש ומלאי, דורשת מעסקים להיעזר בכלים טכנולוגיים מתקדמים, באמצעותם ניתן למנוע טעויות קריטיות, לחסוך כספים, לייעל את התהליכים, לזרז את ניהול הרכש והמלאי, לבצע מעקב שוטף אחר ההתנהלות בארגון ולקבל החלטות בזמן אמת על סמך נתונים מעודכנים.
כאשר מדובר על ניהול מלאי, ניתן לציין ארבעה תהליכים מרכזיים: השלב הראשון הוא קבלת הסחורה למחסנים של העסק ותהליכי קבלת הסחורה במחשבים, השלב השני הוא תהליך ניפוק סחורה מהמחסנים, השלב השלישי הוא ספירה תקופתית והשלב הרביעי הוא הזנת מלאי למערכת.
המלאי הוא בעצם הנכסים של העסק וחשוב שהוא ינוהל בצורה נכונה, אשר תאפשר לעסק להעניק ללקוחותיו שירות מהיר ואיכותי. ניהול מלאי שמבוצע בצורה מסודרת, מדויקת ונכונה, יסייע לעסק גם לחסוך בהוצאות התפעול.
ניהול רכש ומלאי מתבצע בשני אפיקים: האפיק הראשון הוא האפיק הפיזי, אשר מתייחס לאחסון של המלאי במחסנים, סידור המלאי, מידוף ושילוט, והאפיק השני – שהוא האפיק הלוגי, מתייחס לרישום של המלאי במערכת המידע ורישום זמני הפעולות של ניפוק והחזרה.
משלב ההזמנה ועד עדכון פרטי המוצרים במחשב
כאשר מדובר על ניהול רכש ומלאי, הזמנת הרכש נשלחת לספק (לאחר שסוכמו לוחות זמני האספקה בין הספק והעסק). במועד בו מגיעה האספקה יש לצרף תעודת משלוח, תעודה זו מכילה פירוט של הסחורה.
כאשר הסחורה מגיעה, באחריותו של המחסנאי לוודא כי המוצרים תואמים למוצרים המפורטים בתעודת המשלוח. במידה שהמחסנאי מגלה חוסר התאמה בין הפריטים הקיימים ובין הפריטים המפורטים בתעודה, עליו לציין זאת בתעודה ולעדכן את הספק.
לאחר שהסחורה נבדקת ידנית והבודק ווידא כי היא תואמת לפרטים המופיעים בתעודת המשלוח, יעודכן המידע במערכת של הארגון. את הפריטים יש להוסיף למלאי בהתאם למספר קטלוגי ובמידה שמדובר על סדרת מוצרים, יש לפרט את התוקף של הסדרה ואת המספר שלה.
ניהול רכש ומלאי מלאי שנעשה בצורה נכונה יתאפיין בשליטה מלאה ובקרה מתמדת אחר המוצרים הנכנסים למחסנים ואחר המוצרים היוצאים מהמחסנים. מעבר לכך, יבוצע מדי תקופה תהליך ספירת מלאי הכולל הפקת דו"ח בנוגע לכמות המלאי וספירה פיזית, זאת על מנת לוודא כי ישנה התאמה בין המידע המעודכן במערכת ובין המצב בפועל. במידה שנמצאו עודפים, חוסרים או סחורה שפג תוקפה, יש לעדכן את המערכת.
מערכת ERP של החברה שלנו – CloudERP, מסייעת לעסקים לנהל את הרכש והמלאי באופן מדויק, מהיר, קל ופשוט. אתם מוזמנים לפנות אלינו ולקבל מידע נוסף אודות המערכת המתקדמת אשר מקלה על עבודתם של עסקים רבים.
