לא פעם עובדים בחברות מתחזקים גליונות אקסל שעוזרים להבין את מה שקורה בארגון מבחינה כספית – הוצאות והכנסות לפי פרויקט, תקציב מול ביצוע, סיווג לפי תתי פרוייקטים וכו…
הכח של אקסל טמון בגמישות שלו, ניתן לפרק כל סעיף להמון סוגי הוצאות/הכנסות שונות ולקבל דוחות מעולים אך אליה וקוץ בה, הדוח נכון רק לרגע הפקתו וכדי שהוא יישאר מעודכן יש לתחזקו כל הזמן.
ככל שהעבודה מול דוחות מהונדסים ומול מערכות שאינן מתבססות על הנה"ח גדל, כך גם גדל המרחק מהנהלת חשבונות, מה שלאורך זמן יוצר נתק בין הנה"ח לשאר הארגון. כך כשהמנהל רוצה לדעת הם פרוייקט מסויים הוא רווחי או לא, הוא לא יפנה להנה"ח כי מבחינתו הם בעיקר מטפלים בתשלום וגביית חשבוניות ודיווחים לרשויות, אלא הוא ידבר עם אותה פונקציה בארגון שמתחזקת את אותם דוחות מהונדסים.
מרחק זה לאורך זמן עלול ליצור נזק רציני בארגון, מכיוון שזה עלול ליצור מצב בו לפי הדוחות המעובדים המצב טוב אך בפועל ברישומים ובבנק – המצב בעייתי.
אז מה עושים? הכל מתחיל באינדקס החשבונות של החברה, בנייה נכונה של האינדקס צריכה לגרום לכך שהפקה פשוטה של מאזן בוחן (ללא שום התאמה של שדות חוץ מהגבלת תאריכים) תציג את המצב הפיננסי הנכון והעדכני של החברה ללא שום צורך בביאורים והערות.
מה לגבי דוחות פרטניים? מה שמנחה את הנה"ח בבניית האינדקס זה רישום נכון ונוח, בעוד שלמנהל העסקי חשובה החלוקה לפרוייקטים ולרווחיות שלהם, איך נגשר על הפער? אפשרות נפוצה היא שימוש בסגמנטציה של מבנה ספרור החשבון (מיקום ספרה ראשונה מעידה על חשבון מסוג הוצאה, מיקום ספרה רביעית וחמישית על קוד הפרוייקט וכו…) מבנה זה מאפשר להפיק דוחות שיספקו גם את הנה"ח וגם את המנהל העסקי, וכל זאת מבלי לעשות שום בחירה ידנית וחיתוכים מלאכותיים על הדוחות השונים.
