בעידן של זמננו, ניהול העסק לא יכול להיות מקובע למשרד, מהסיבה הפשוטה שלא תמיד המנהל והעובדים נמצאים במשרד הראשי, ויש חשיבות לתוכנה שתהיה נגישה מכל כלי אינטרנטי 24/7, לרבות מהנייד. בימינו יש כמה תוכנות מתקדמות לניהול העסק, שבלעדיהן הוא היה מאבד מיעילותו. מערכות ניהול הרכש בענן מותאמות לצרכים האישיים של העסק על מחלקותיו השונות, וידידותיות למשתמשי הקצה. מהם היתרונות והחסרונות של ניהול העסק מהנייד? במאמר זה נעשה לכם קצת סדר.

צפייה בנתונים בכל רגע נתון, להיות מעודכנים בזמן אמת

אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של תוכנה לניהול עסק המאפשרת חיבור אונליין גם מהנייד, הוא ההתאמה המושלמת לכל המשתמשים, גם לאלו שאינם מתמצאים בטכנולוגיה חדשה. כל נתוני הזמנות הרכש, ניהול הספקים, הנהלת החשבונות וחומרי הגלם נמצאים בבסיס נתונים אחד ולא בכמה ממשקים, ומוגשים לעובד כשהם ברורים וקריאים. כך למשל, ניתן לפתוח קטלוג הזמנות בסדר לוגי והגיוני ולהצמיד לכל פריט נתונים חשובים כמו מק"ט, שם, תיאור, מחלקה וכדומה. תכונה נוספת של תוכנה לניהול עסק מאפשרת לכל אחד מעובדי החברה לקבל החלטות וליצור שינויים עבור התקציב הנתון (במידה ויש לעובד הרשאות מתאימות). ניתן להגדיר מהו התקציב הנתון עבור כל אחת מן המחלקות בחברה, ולצפות בו בכל רגע דרך הנייד. כאן בולט היתרון הברור של החיסכון בזמן, שכן שינויים מתבצעים במהירות ובשיתוף פעולה של עובדי החברה.
אם חשבתם שבזה ניתן לסכם את היתרונות, טרם הזכרנו את האפשרות לצפות בדו"חות ואישורים של הזמנות וספקים, לקבל התראה אוטומטית על כל פעילות המצריכה את אישור כל אחד מעובדי החברה, יתרונות נוספים גם עבור הספקים היכולים להתחבר למערכת עם מספר הח.פ. ולצפות בסטטוס ההזמנות והחשבונית ועוד ועוד.
הגישה מכל מקום ובכל שפה, מפשטת תהליכי עבודה בעסק והופכת אותם לקלים ונוחים במיוחד.
להשתעבד לעסק, גם בחופשה
יחד עם היתרונות הרבים, למערכת ניהול העסק בענן יש מספר חסרונות. מדובר בעיקר בזמנים בהם אינכם רוצים לצפות בכל רגע בנתוני החברה, או במידה ברצונכם לשכוח מהעסק לכמה ימים. ייתכן ותצאו לחופשה, במהלכה לא יתחשק לכם לקבל מידע על הזמנות חדשות, ספקים או לצפות בעץ התקציבי של העסק. במקרים כאלה, איתותי המערכת עשויים להפריע לכם, אם כי יש לזכור שמדובר במקרים נדירים. בנוסף, בחלק מתוכנות ניהול הרכש בענן יש פרצות אבטחה , וכך אם הנייד נאבד או נגנב , המידע הרגיש עשוי ללכת לאיבוד. עם זאת, רוב הממשקים בתוכנות לניהול רכש בענן מוגנות באמצעות סיסמה מתאימה וכך ניתן להגן בכל רגע על המידע הרגיש.
לסיכומם של דברים ניתן לומר, שחסרונות מערכות ניהול רכש בענן מעטים לעומת היתרונות הרבים. המערכת מתאימה את עצמה באופן מושלם לכל עובדי הארגון, ומאפשרת לכל עובדי החברה, גם לאלו שנמצאים בסניפים או משרדים מרוחקים לקבל את כל המידע החיוני בזמן אמת.