מערכת לניהול רכש ובקרה פיננסית בארגונים היא תוכנה המסייעת למחשב את הרכש תוך סנכרון מול המערכת הפיננסית בארגון.
מערכת לניהול רכש בעסקים מאפשרת יצירת ואישור בקשות רכש, הזמנה של מוצר או שירות, קבלה והתאמה בין חשבוניות ספק להזמנות רכש ותשלום לספקים. כאשר כל התהליכים הללו מטופלים באופן ממוחשב, המערכת מאפשרת לעקוב ולנטר את השלבים ולוודא שהכל יוזמן וישולם עם האישורים הנדרשים.
ישנם כמה סוגים של מערכות ניהול רכש ממוחשבות עבור סוגי ארגונים שונים – סחר בין לאומי, ארגונים המוכרים סחורה וארגונים המעניקים שירותים. ישנם ארגונים המעדיפים לייצר עבור עצמם מערכת רכש ממוחשבת בהתאמה אישית, זאת כאשר הארגון מאופיין בתהליכים ייחודיים עבור התהליך העסקי שלו
היתרון העיקרי עבור ארגונים המשתמשים במערכת רכש ממוחשבת הוא ניהולה הפשוט של המערכת וחסכון כספי בטווח הארוך.
תוכנה לניהול רכש הינה בעצם ממשק יחיד אשר דרכו עובר הרכש הארגוני ומקצר את הזמן וההשקעה הנדרשים על מנת לפקח על ההוצאות.
מערכת רכש ממוחשבת – תכונות מרכזיות
- בקשת/דרישת רכש – בקשה המכילה פריטים להם דורש הרכש זקוק. בד"כ דרישה זו תנותב למסלול אישורים
- הזמנת רכש – מסמך המכיל פריטים מבוקשים מספק ספציפי, בד"כ ההזמנה תשלח אוטומטית בדואר אלקטרוני לספק
- מעקב אחר הזמנת רכש – תזכורות ודוחות למעקב אחר סגירת ההזמנה שנעשתה מהספק
- קבלת טובין/שירות – תחזוק רשימת הציוד של פריטים פיזיים או אישור קבלת השירות
- רישום בספרים, תשלומים ומלאי – יצירה של תנועת יומן/מלאי המיוחסת לרכישה בגין חשבונית המס ותעודת המשלוח מהספק
