תהליכי הרכש משתנים מאוד בהתאם למבנה ולצרכים של כל חברה, אך כוללים בדרך כלל את תשעת שלבי הליבה הבאים:
1. זיהוי אילו סחורות ושירותים החברה צריכה. ראשית, עסק חייב לזהות את הדרישות שלו לפריט או שירות ספציפי. זה עשוי להיות פריט חדש שהחברה לא רכשה בעבר, חידוש מלאי של מוצרים קיימים או חידוש מנוי. שלב זה כרוך בדרך כלל בהתעמקות בפרטים הקטנים של מה שהעסק צריך, כגון המפרט הטכני המדויק, החומרים, מספרי החלקים או מאפייני השירות. בשלב זה, מומלץ להתייעץ עם כל המחלקות העסקיות המושפעות מהחלטת הרכישה כדי להבטיח שהפריטים הנרכשים משקפים במדויק את הצרכים של כל מחלקה.
2. דרישת רכש. כאשר עובד או קבוצה עסקית צריכים לרכוש כמות משמעותית של אספקה או שירותים חדשים, הם מגישים דרישת רכש. דרישת רכש מודיעה לחברה כי קיים צורך, בדרך כלל באמצעות מנהלי מחלקות, צוות רכש או הצוות הפיננסי, וכן מפרטים כגון מחיר, מסגרת זמן נדרשת, כמות ועוד דברים חשובים שצוות הרכש צריך לזכור. המחלקה המפקחת על הרכישה יכולה לאשר או לדחות את בקשת הרכישה. אם יאושר, צוות הרכש יכול להמשיך בבחירת הספק ובביצוע הרכישה.
3. הערכה ובחירת ספק. עם רשימת דרישות ברורה ודרישת רכש מאושרת, זה הזמן למצוא את הספק הטוב ביותר ולהגיש בקשה להצעת מחיר (RFQ) – זה מה שצוות הרכש שולח לספקים פוטנציאליים על מנת לקבל הצעת מחיר – חשוב להיות מפורט ככל האפשר כדי שנוכל להשוות מחירים. הערכת ספקים צריכה להתמקד לא רק במחיר אלא גם במוניטין, במהירות, באיכות ובאמינות. חברות רבות מתייחסות גם לאתיקה ואחריות חברתית, שכן רכש שזור לעתים קרובות בזהות תאגידית. לדוגמה – קמעונאי שמתגאה בקיימות ירוויח משותפות עם ספקים אחראיים לסביבה.
4. משא ומתן על מחיר ותנאים. שיטה מומלצת נפוצה היא לקבל לפחות שלוש הצעות מחיר מספקים לפני קבלת החלטה. בחנו כל הצעת מחיר בקפידה ותנהלו משא ומתן במידת האפשר. לאחר שהסכמתם על התנאים הסופיים, הקפידו לקבל אותם בכתב.
5. הזמנת רכש. בשלב זה ניצור הזמנת רכש (PO) ונשלח אותה לספק. ההזמנה צריכה להיות מפורט מספיק כדי לזהות את השירותים או הסחורה המדויקים הדרושים וכדי לאפשר לספק למלא את ההזמנה.
6. קבלה ובדיקת הסחורה שנמסרה. נבדוק בקפידה את המשלוחים לאיתור שגיאות או נזק. נוודא שהכל מסופק כפי שצוין בהזמנה ושהאיכות עומדת בציפיות.
7. התאמה משולשת. על הנהלת חשבונות לבצע התאמה בין ההזמנה לחשבונית ולתעודת המשלוח. המטרה היא להבטיח שהסחורה או השירותים שהתקבלו תואמים את הזמנת הרכש ולמנוע תשלום עבור חשבוניות לא מאושרות או לא מדויקות. במידה ונבצע את ההתאמה כהלכתה נפתור הרבה בעיות לפני שנבצע את התשלום לספק.
8. אישור החשבונית והסדרת התשלום. במידה וההתאמה המשולשת נעשתה באופן מדויק, ניתן לאשר ולשלם את החשבונית. ארגונים צריכים לשאוף לתהליך מסודר של תשלום חשבוניות תוך בדיקת סכום החשבונית ותאריך הפירעון. תהליך סטנדרטי יכול לעזור לוודא שחשבוניות משולמות תמיד בזמן, מה שיכול למנוע עמלות איחור ולבנות קשרים טובים עם ספקים.
9. רישום. חשוב לשמור על רישומים לכל תהליך הרכש, החל ממדרישת הרכש, משא ומתן על מחירים, חשבוניות, קבלות וכל מה שביניהם. רשומות אלו עשויות להיות שימושיות מסיבות רבות. הן עוזרות לארגון להזמין מחדש מוצרים במחיר הנכון בעתיד, וכן מסייעות בתהליכי ביקורת וחישוב מסים. רישומים ברורים ומדויקים יכולים גם לסייע בפתרון כל מחלוקת פוטנציאלית.
