ארגונים רבים מנהלים תהליכי רכש המאפשרים ניצול אופטימלי של משאבי הארגון ושל רמת שירות גבוהה, הבאה לידי ביטוי באספקת התוצרת למקום הנכון ובזמן הנדרש.
אחת החוליות המרכזיות בשרשרת האספקה בארגונים היא מחלקת הרכש, המחלקה אחראית על התקשרות עם ספקים, קבלת הצעות מחיר, ובחירת ההצעה המשתלמת ביותר לארגון.
מיהם בעלי התפקידים במחלקת הרכש בארגונים?
מנהל הרכש – אחראי על כלל התהליך וניהול תקציב הרכש התקופתי (רבעוני/ שנתי /חודשי) ז"א, כמה הארגון מוציא לטובת רכישה של סחורות ושירותים מתוך התקציב שלו? מנהל הרכש הוא זה, שיאשר את ההזמנות המשמעותיות, ויאשר הקמת חוזי התקשרות עם ספקים שונים. הוא המנהל הישיר של הקניינים.
קניינים – קניין הרכב לדוגמא, הוא איש תפעול, אשר אחראי על מתן מענה לביקושים השונים של הארגון באמצעות הפיכת דרישות הרכש להזמנות רכש, קבלת הצעות מחיר מספקים ובחירת ההצעה הרלוונטית ביותר, אשר תעניק לספק יתרון תחרותי על מתחריו בשקלול של איכות המוצר, טכנולוגיה, עמידה בזמנים ובכמויות נדרשות ומחיר.
אילו סוגי הזמנות רכש קיימות?
הזמנה סטנדרטית – הזמנה חד פעמית לספק לקבלת שירות או מוצר בכמות נדרשת ובתאריך מסוים.
הזמנת מסגרת – חוזה התקשרות תקופתי לספק, אשר מגדיר את הכמויות הנדרשות לתקופה מוגדרת מראש.
מהי ההכשרה הנדרשת ממנהלי ועובדי מחלקת הרכש?
ההכשרה הנדרשת היא ידע לוגיסטי החל מתארים אקדמאיים בתחום, וקורסים מקצועיים על מערכות ניהול המידע השונות לרבות מערכות ERP.
יכולת להקים הזמנות, לשלוח הצעות מחיר, להקים הזמנות מתוך הצעות מחיר, להפוך דרישות להזמנות, לנהל משא ומתן עם ספקים, ולבחור את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון, גם אם לא הזולה.
תיאור שלבי תהליך ניהול רכש בארגון בינוני עד גדול
1. יצירת דרישה במערכת/ או דרישה דרך המייל של בעל תפקיד בארגון בבקשה לקבלת שירות או טובין לטובת הפעילות העסקית.
2. העברת הדרישה לקניין במחלקת הרכש, ובחינה מהיכן ניתן לתקצב את הדרישה. האם קיים תקציב ייעודי בארגון? האם מדובר על תקציב מסגרת, שניתן להיעזר בו לטובת מימוש הדרישה?
3. בחירת ספק מרשימת ספקים, או מבקש הצעת מחיר מספקים. ובוחר את ההצעה המשתלמת ביותר לארגון.
4. המרת הדרישה להזמנת רכש, בחירת הפריטים הנדרשים להזמנה והכמויות, הגדרת הספק, הגדרת תאריך קבלת הטובין, ויעדי קבלת הטובין, הגדרת המטבע בו יבוצע התשלום להזמנה, ביצוע המרות מטבע במידת הנדרש, מתן הערות רלוונטיות להזמנה, ושליחת ההזמנה לאישור למנהל הרכש.
5. ההזמנה מגיעה למחסני החברה, ונקלטת במערכת באמצעות תעודת המשלוח של הספק.
6. מחלקת הנהלת חשבונות מוציאה חשבונית מס קבלה עבור הספק.
תהליך ניהול רכש בארגון הינו מרכזי לכל ארגון, ומאפשר את פעילותו הלוגיסטית הרציפה והתקינה.
