שלושה מרכיבים מרכזיים פועלים יחד כדי לגרום לתהליך הרכש לקרות: אנשים, תהליך וניירת.
אנשים: אנשים בדרך כלל אחראים ליזום או לאשר כל שלב בתהליך הרכש. בנוסף למומחי רכש, האנשים המעורבים כוללים בעלי עניין אחרים, כגון הנה"ח והמחלקות העסקיות המבקשות את הסחורות והשירותים. מספר האנשים המעורבים תלוי לרוב בערך הסחורות והשירותים; בעלי עניין נוספים עשויים להיות מעורבים בציון ובאישור רכישות בעלות ערך גבוה.
תהליך: תהליך רכש יעיל יכול לעזור לארגון להצליח על ידי שמירה על עלויות הרכש והבטחת אספקה. תהליך מתוכנן ושיטתי מסייע לקדם דיוק ועמידה בזמנים מכיוון שכל אדם המעורב יודע בדיוק מה הוא צריך להשיג וכמה זמן עליו להשלים את המשימות. לעומת זאת, תהליך רכש לא מאורגן מביא לחוסר יעילות ולטעויות שעלולות להיות יקרות. תשלומי יתר, למשל, יכולים להשפיע על הרווחיות, בעוד שתשלומים מאוחרים משפיעים לרעה על היחסים עם הספקים.
ניירת: חשוב לשמור על רשומות עבור כל שלב בתהליך הרכש ולהבטיח שהם נגישים בקלות. רשומות אלו פועלות כמאגר של ידע ארגוני על תנאי תשלום וביצועי ספקים, ומסייעות לעסק לשמור על תהליך רכש יעיל – גם אם צוות הרכש משתנה לאורך זמן. במקרה של ביקורת או מחלוקת, עסק חייב להיות מסוגל לעקוב בקלות אחר המסלול (נייר או אלקטרוני) בכל שלב בתהליך הרכש.
