אחת הסיבות המרכזיות למעבר של יישומים כספיים לענן היא היתרון הנובע מכך שאין צורך בהשקעה ראשונית גדולה מראש בתוכנה וציוד, המעבר לענן מאפשר שליטה טובה יותר בהוצאה, מכיוון שהסכום נקבע מראש לתקופה ארוכה ומעניק יכולת ליישם במהירות ולמנף את היכולות המתקדמות של המערכת.
התבססות על גליונות אלקטרוניים בתהליכי תכנון התקציב כרוכה בסיכון מיותר (כ75% ממנהלי הכספים מתבססים על גליונות אלקטרוניים בניהול התקציב שלהם). פתרונות תכנון יכולים להקל על אתגרים אלו, אך עדיין נשארים מחוץ ליכולתם הכספית של הרבה ארגונים להם אין משאבי מחשוב הולמים או תקציבים המאפשרים להצדיק את ההשקעה.
פתרונות מבוססי ענן, כדוגמת CloudERP מספקים הזדמנויות לארגונים מכל הגדלים, לייעל את תהליכי התכנון והחיזוי, לקצר את משך היישום ולהפחית את העלויות.
בעוד שגליונות אלקטרוניים קלים לשימוש בקרב אנשי הכספים, כשמשתמשים בהם כמערכת מרכזית לניהול נתונים, המעודכנים ע"י הרבה אנשים והרבה יחידות, כמתבקש בתהליכי תכנון תקציב, נתקלים במספר בעיות:
מעקב והבנת השינויים
איסוף וסנכרון מידע מהרבה קבצים
קושי בבצוע שינויים ארגוניים רוחביים הנדרשים להתבצע בהרבה גליונות
קשיים בסנכרון גליונות המוחזקים במחשבים שונים
משך הזמן שלוקח מרגע העדכון של נתון בקובץ אצל מישהו ועד שהעדכון משפיע ומופיע אצל כולם
סיכון לאובדן מידע מקבצים ששמורים בלפטופים המתניידים מחוץ לארגון
קושי בניהול מידע מאוד מפורט ומודלים חישוביים מורכבים הדורשים יכולות עיבוד והתמודדות עם נפחי מידע גדולים
קושי בהתמודדות עם עדכוני גרסאות קבצים רבות
התמודדות חודשית עם הקשיים הללו מביאה את אנשי הכספים להבין שזהו לא הכלי האופטימלי לכאלו שימושים.
המעבר לענן
טכנולוגיית הענן מקילה על המעבר מגליונות אלקטרוניים
בעוד שלפני מספר שנים היתה בקרב אנשי הכספים הסתייגות מאימוץ יישומי ענן, ההתקדמות בתחום אבטחת ושמירת סודיות המידע שינו את המצב. יישומי ה: CRM היו הראשונים לבצע את המעבר לענן ודווקא בהם, קיים מידע בעל רגישות משמעותית לארגון (שמות הלקוחות, נתוני הלידים החמים וההזדמנויות מכירה, מחירי המוצרים) אף יותר מאשר נתוני התקציב. טכנולוגיית הענן התקדמה והבשילה, וכיום יותר ויותר אנשי כספים מוכנים להעביר יישומים כספיים לענן.
בשיחות עם מנהלי כספים, הם מציינים כאחת הסיבות המהותיות בעד המעבר של יישומים כספיים לענן, את היתרון הנובע מאי השקעה ראשונית גדולה מראש בתכנה וציוד, חסכון ושליטה טובה יותר בהוצאה, מכיוון שסכומה נקבע וידוע מראש לתקופה ארוכה וכמובן, היתרון הנובע מהיכולת ליישם במהירות ולמנף את היכולות המתקדמות של המערכת.
העובדה שמנהלי כספים שמרניים ושונאי סיכון, מסכימים כיום להעביר את מערכות הכספים הקריטיות עבורם לענן, צריכה לאותת לכל החברות ששירותי הענן הופכים במהירות לאסטרטגיית ה: IT של מנהלי הכספים המעונינים ליישם את הפתרונות המתקדמים ביותר במהירות ובעלות נמוכה, כדי לתמוך ביעדים העסקיים שלהם.
