ארגון שמתנהל באופן תקין שואף שכל הרכש יעבור תהליך אישור של הזמנת רכש (PO) לפני הביצוע ושליחת החשבונית מהספק.
עם זאת, לעיתים קורה שחשבוניות מגיעות לפני שמופקת הזמנת רכש מתאימה.
ישנם מקרים חריגים בהם שירותים דחופים, כמו הזמנת מנעולן לפתיחת דלת המשרד או הזמנת טכנאי לתיקון מערכת החשמל, אינם מתאימים להתנהלות של הפקת הזמנת רכש מראש, אך בדרך כלל, הדבר עשוי להצביע על התנהלות לא תקינה המובילה לאישור הוצאות בדיעבד.
אישור הוצאות בדיעבד מונע שליטה אקטיבית על ההוצאות, מאחר שההוצאות כבר בוצעו ואין אפשרות לעצור או לשנות אותן. במקום לשלוט בהוצאות מראש, התהליך הופך לניטור בלבד לאחר מעשה, דבר שמפחית את יכולת הארגון להשפיע על התקציב בזמן אמת ולהבטיח שימוש נכון במשאבים.
כדי לנהל זאת, Procee מציעה את תכונת "הזמנות בדיעבד". Procee לא רק תתריע כאשר נוצרת הזמנת רכש רטרואקטיבית, אלא גם תיצור מסלול אישורים מותאם אוטומטית. כך ניתן להבטיח שהמקרים הללו יקבלו טיפול מיוחד.
בין אם מדובר באישור מהיר לשירותים דחופים ולא ניתנים לערעור, או בבחינה מעמיקה יותר להוצאות רטרואקטיביות שהיה צריך לאשר מראש – תכונה זו מסייעת לארגון שלכם לשמור על שליטה, גם לאחר שהחשבונית כבר הגיעה.
