בבואנו להתחיל להשתמש במערכת לניהול רכש (למען האמת כל מה שנכתב פה נכון לגבי יישום רוב המערכות הארגוניות) אנו עומדים בפני ההתלבטות – האם לשנות את כל התנהלות הרכש הארגונית על מנת שתתיישר לפי הגדרות המערכת? או לחילופין, האם להמשיך את המצב הקיים, ובמקביל להתחיל לעבוד באופן הדרגתי עם מערכת הרכש החדשה?
לעיתים הארגון נאלץ לשנות באופן מפתיע את כל ההתנהלות הארגונית בשל בקשות רגולטוריות כאלה ואחרות, אך ככלל, אנו נעדיף לרוב את האפשרות ההדרגתית בה ננסה להטמיע את המערכת באופן אורגני, תוך שיפור התאמת המערכת לארגון באיטרציות חוזרות.
פה ננסה למנות את הנקודות העיקריות בגינן נעדיף יישום אורגני של המערכת:
תיקון בעיות – את הטעויות עדיף לעשות בקטן, כך גם אם נעשתה שגיאה במרכיב בסיסי במערכת, ניתן לתקן בקלות מבלי לתקן לאחור כמות מידע גדולה שהצטברה.
הבנת הדינמיקה של המערכת – לעיתים הארגון מנסה ליישם פרדיגמה מסויימת אליה הורגלו העובדים אך היישום לכך אינו טבעי במערכת. עבודה במסגרת מצומצמת מאפשרת לאנשי המפתח בארגון להבין את השפה במערכת וכך להקטין את החיכוך שעלול היה להיווצר במידה והשימוש היה נעשה בקנה מידה רחב.
התאמה מדוייקת – יישום אורגני של המערכת מאפשר התאמה מיטבית לצרכי הארגון. מאוד קשה לתפור את החליפה רק במבט, היישום ההדרגתי, מאפשר למיישמי המערכת להתקדם עקב בצד אגודל ולבדוק שהמהלך שיושם אכן הוגדר כמו שצריך. יישום מערכת באופן שכזה יצמצם את הפער שעלול היה להתפתח בין הציפיות למציאות.
בזבוז משאבים – יישום מערכת בקנה מידה רחב עולה הרבה כסף, אך מה שלא ניתן להחזיר זה את הזמן והאנרגיות שהושקעו. לאחר כשלון של יישום מערכת רחבה, הסיכוי להכניס מערכת חלופית טובה יותר קטן, ולו רק בגלל התסכול שנוצר עקב חוסר ההצלחה של יישום המערכת. גם פה, ניסוי מבוקר בקנה מידה קטן היה חוסך הרבה משאבים ומאפשר בחירה טובה יותר בין החלופות שונות.
חזרה לאחור – במידה ומסתבר שהמערכת אינה מתאימה לארגון, במידה והתנסנו במערכת לצד ההתנהלות הרגילה – לא קרה כלום, פשוט ממשיכים עם מה שהיה. לעומת זאת במידה והעברנו את כל העבודה למערכת החדשה ונרצה לחזור לאחור אז כבר נפער חור בהתנהלות בשיטה הרגילה ובכדי לסגור את הפער נאלץ להשקיע משאבים לא מבוטלים.
אנו מאמינים שכמו שצמח יתפתח טוב יותר כאשר הוא גדל באופן הדרגתי תוך התאמה לתנאי הסביבה בהם הוא נמצא, ולא מונחת באופן מלאכותי במקום זר; כך יישום של מערכת רכש הינה מלאכה שצריכה להעשות באופן הדרגתי ומבוקר, תוך התחשבות בתנאי הסביבה ושימת לב לפרטים הקטנים.
