למה בכלל צריך הזמנות רכש?
ארגונים רבים זקוקים לתהליך שיסדיר את תהליך הרכש שלהם משלב דרישת הרכש ועד לתשלום לספק. תהליך זה כולל בתוכו אישורי הזמנות, אישור קבלת הפריטים, פתיחת ספקים חדשים ועוד…
ניהול תהליכים במערכת הERP הקיימת
רוב הארגונים הנזקקים לניהול של תהליך הרכש ודאי מנסים או אפילו מיישמים באופן כזה או אחר את מה שיש ל-ERP הקיים שלהם להציע, אך מהר מאוד מתגלה שניהול תהליך במערכות הERP המסורתיות עלול להיות מאוד טכני ומבלבל עבור רוב המשתמשים, וזה בגלל שרובם אינם אנשי כספים ולכן הגישה שלהם למערכת הכספים מצריכה ניהול הרשאות מורכבות והדרכות מה שגורם בד"כ לתסכול ויישום מאוד חלקי של התהליך. כמו כן, מסלולי אישורים מטבעם הינם תהליכים גמישים שנבנים באופן דינאמי על פי סכומים, שדות דינאמים, מחלקות ועוד הרבה אופציות כך שלא פשוט ליישם את התצורה הזו בקלות באופן אינטגרלי בתוך מערכת הERP המקומית.
בחירה בכלי המשלים את תהליך הרכש של מערכת הERP הקיימת
כתוצאה מאתגרים אלו חברות רבות מחפשות את הכלי הנכון שיקל על יישום תהליך הרכש, ולשם כך נדרשת קודם כל שכלי יסתנכרן מול מערכת הERP ויצור בתוכה את התנועות הרלוונטיות תוך מתן גמישות מקסימלות לארגון מבחינת אישור חשבוניות רכש, מילוי טפסים, אישור קבלת סחורה, ניהול ובקרת תקציב וכו…
בדיוק מתוך הסיטואציה הזו צמחה מערכת clouderp, עם דגש על ארגונים עם ריבוי מחלקות ויחידות שונות והמון ספקים מהם רוכש הארגון מוצרים ושירותים. כ90% מהמשתמשים ב clouderp אינם אנשי כספים, ובדיוק עבורם תוכננה המערכת, עם כל הגמישות הנדרשת על מנת להתאים את התהליך לנוסחה הייחודית של הארגון.
הצפת העניינים הקשורים ברכש בשלב מוקדם של התהליך (ולא עם יצירת ההזמנה המוגמרת או עם קבלת חשבונית המס) חוסכת לארגון כסף וזמן ומאפשרת לתהליך לזרום באופן טבעי וחלק, וזאת בעיקר בגלל שהחלק המשמעותי ביותר ברכש נמצא בתחילת התהליך – מדוע רכש זה נחוץ? מהם התנאים שמציב הספק? מהם תנאי התשלום? האם יש לקיים משא ומתן נוסף עם הספק? תהליך זה משמעותי לפני הפקת ההזמנה, ולכן יצירת פלטפורמה פשוטה ואחידה דרכה מתבצע תהליך הינה ליבת המערכת שלנו.
הסממנים לתהליך רכש בעייתי הוא ריבוי הערוצים דרכם מתהל התהליך – מיילים, גליונות אלקטרוניים, ווצאפ, סלאק ועוד… מה שגורם לבלאגן מה שגם ניתן בקלות לעקוף את הערוצים הללו… כמו כן, דורש הרכש מאוד מתוסכל בגלל שהוא לא יכול לדעת בביטחון איפה עומדת הבקשה שלהם, המאשרים לא יודעים איפה הבקשה עומדת מבחינת התקציב ובסופו של דבר הנה"ח לא יכולה להסמך על תהליך כ"כ שביר.
clouderp – נותן לERP שלך כנפיים!
clouderp מתמקדת במה שהמשתמש הפשוט נדרש להתמודד עמו בתהליך הרכש – יצירת בקשות להזמנה, אישור ההזמנה, פתיחת ספקים חדשים ואישור קבלת הסחורה, כל זאת תוך סנכרון מלא מול מערכת הERP הארגונית.
בגדול אפשר לחלק את התהליך אותו המערכת מנהלת לכמה חלקים:
1. שליחת בקשה להזמנה מהמשתמש – בפשטות מדובר על טופס חכם שעל פי הנתונים המוזנים אליו ידע להגיע למסלול הרלוונטי.
2. ברגע שהבקשה נוצרה, נשלחת הודעה למאשר הבא בתור שאמור לאשר את ההזמנה, אותו מאשר עובר על ההזמנה והיתרה בתקציב מול הסעיף ואף יכול להיוועץ בגורמים נוספים ולהוסיפם למסלול האישורים.
3. ברגע שהמסלול מסתיים, נוצרת הזמנת הרכש. ניתן להגדיר את שליחתה האוטומטית לספק.
4. עם קבלת הסחורה דורש הרכש יכול לאשר את קבלתה על מנת שהנה"ח תוכל למשוך את הפקודות לרישום בספרי החברה
