החל משנת 2013 מאפשר לנו המחוקק שלא לשמור את החשבוניות המתקבלות מספקים. כן, אלו ערמות הדפים שהרו"ח מחייב את הארגון לשמור במשך 7 שנים… אז מהם התנאים המאפשרים לנו להפטר מחשבוניות אלו?

1. יש לסרוק את החשבונית ולהוסיף לקובץ הסרוק כיתוב "מסמך סרוק"

2. כל קובץ יחתם בשתי חתימות דיגיטליות מאושרות (של comsign או personalId בלבד)

3. הקובץ ישמר בארכיון דיגטלי העומד בתנאי החוק דרכו ניתן לאחזר בקלות את החשבונית על ידי חיפוש לפי ספק, מספר וכו'

במידה ועמדנו בשלושת התנאים הללו, נוכל לזרוק את הנייר רק לאחר הגשת הדוח השנתי

נדגיש שמדובר בחשבוניות שלא התקבלו באופן דיגיטלי אלא על גבי נייר. חשבוניות שהתקבלו מספקים במייל וכו' אין צורך להדפיס אלא ניתן לשמור אותן ישירות בארכיון הדיגיטלי של החברה.

מה הוא אותו ארכיון דיגיטלי? בגדול, מדובר על מערכת ממוחשבת שעומדת בדרישות החוק (לדוגמה – מניעת מחיקת רשומות וכו'). אצלנו, ב procee, מערכת זו היא חלק אינטגרלי ממערכת הרכש שלנו.

אז איך מתחילים? קודם כל יש לרכוש שתי חתימות דיגיטליות מאושרת מcomsign או personalId בעלות של כמה מאות שקלים ולאחר מכן להעלות את החשבוניות למערכת שלנו ו… זהו!

אם אתם בראש, מוזמנים לקרוא את לשון החוק כאן

מערכת procee עומדות בדרישות החוק לארכיב דיגיטלי, וכוללת סנכרון מלא מול מערכות הERP הנפוצות בישראל – סאפ, פריוריטי, חשבשבת ועוד

צרו איתנו קשר והתנסו בפיילוט חודשי עם אינטגרציה מלאה למערכת המקומית שלכם